17. September 2026 von Seta Boroyan und Dennis Woyke
Transparent beschaffen, mit Mehrwert vergeben
Kaum ein Wort löst in Verwaltungsprojekten so viel Stöhnen aus wie „Ausschreibung“: viele Formulare, enge Fristen, das stete Risiko einer Beschwerde. Dabei fällt die Entscheidung über Erfolg oder Misserfolg lange vor der Publikation auf einer Ausschreibungsplattform. Sie beginnt bei den Anforderungen. Wer Requirements Engineering und Beschaffung als zwei eigenständige, aber eng verzahnte Phasen begreift, spart sich später teure Korrekturen und schafft zugleich Transparenz gegenüber Gremien und Markt. Dieser Beitrag zeigt anhand eines bewährten Zweiphasenmodells, wie das in der Praxis gelingt.
Zwei Phasen, ein Ziel
Projekte der öffentlichen Hand scheitern selten an der Technik. Häufiger liegt es an unklaren Anforderungen, an anfechtbaren Vergabeentscheiden oder schlicht daran, dass am Ende eine Lösung beschafft wurde, die niemand wirklich brauchte. Vermeiden lässt sich das nur mit einem Vorgehen, das zwei Dinge zugleich leistet: fachlich belastbare Anforderungen erfasst und ein rechtssicheres, nachvollziehbares Verfahren bietet.
Hier setzt unser Zweiphasenmodell an, das sich in zahlreichen Projekten bewährt hat. Phase 1 steht für das Requirements Engineering, Phase 2 für die eigentliche Beschaffung. Beide bauen aufeinander auf, folgen aber unterschiedlichen Rollen und Logiken. Diese saubere Trennung sorgt am Ende für Transparenz – intern wie gegenüber dem Markt.
Wer in der öffentlichen Verwaltung mit der Projektmethode HERMES arbeitet, erkennt die Nähe sofort: Die Schritte der Konzeptphase decken sich weitgehend mit diesem Zweiphasenmodell.
Sieben Stationen, ein durchgängiger Prozess
Bevor wir die beiden Phasen im Detail betrachten, lohnt sich der Blick auf das grosse Ganze. Von der ersten Idee bis zum unterzeichneten Vertrag durchläuft eine Beschaffung typischerweise sieben Stationen:
- Bedarfsanalyse: Ausgangslage und Ziele gemeinsam mit den Fachbereichen schärfen
- Marktanalyse: Den identifizierten Bedarf realistisch mit dem Marktangebot abgleichen
- Pflichtenheft: Anforderungen strukturiert und prüfbar festhalten
- Verfahrenswahl: Das passende Vergabeverfahren nach BöB/VöB bestimmen
- Publikation: Die Ausschreibung rechtskonform veröffentlichen
- Evaluation und Scoring: Die eingehenden Angebote nach klaren Kriterien bewerten
- Zuschlag: Den Vergabeentscheid begründen und kommunizieren
- Handover und Vertrag: An die Umsetzung übergeben und den Vertrag abschliessen.
Nicht jede Organisation braucht bei allen sieben Stationen externe Unterstützung. Wichtig ist aber, dass die Übergänge dokumentiert werden, bei HERMES etwa in einer Beschaffungsanalyse. Nur so bleibt auch Monate später nachvollziehbar, wer welche Entscheidung auf welcher Grundlage getroffen hat.
Die folgende Übersicht bündelt beide Phasen mit ihren Stationen und Lieferobjekten in einem Bild.
Der Beschaffungsprozess in zwei Phasen mit den sieben Stationen und den jeweiligen Lieferobjekten. Die Vorbefassung nach Art. 11 BöB trennt Beratung und Umsetzung über den gesamten Ablauf.
Phase 1: Requirements Engineering schafft die Grundlage
Bevor überhaupt an eine Ausschreibung zu denken ist, steht eine Frage im Raum: Was brauchen wir eigentlich? Zum Projektauftakt klären wir den Projektaufsatz und die Governance und stimmen Scope, Vorgehen und Zeitplan mit den Stakeholdern ab.
Anschliessend erheben wir die fachlichen Anforderungen dort, wo sie entstehen: in Workshops mit den Menschen, die später mit der Lösung arbeiten. Parallel analysieren wir die bestehenden Systeme und Prozesse.
Wie viele Workshops es braucht, hängt von der Zahl der Fachbereiche und der Komplexität der Prozesse ab; fünf bis zehn fokussierte Runden sind keine Seltenheit. Der Aufwand lohnt sich, denn was hier gründlich erarbeitet wird, muss später nicht mühsam in der Ausschreibung nachgebessert werden.
Aus den Ergebnissen entstehen ein klares Zielbild und ein strukturierter Anforderungskatalog, ergänzt um nichtfunktionale Anforderungen und eine belastbare Risikobetrachtung. Gerade die Integration in die bestehende Systemlandschaft und der spätere Betrieb müssen dabei früh geklärt werden.
Zum Abschluss der Phase dokumentieren wir die Unterlagen, bei Bedarf dreisprachig auf Deutsch, Französisch und Italienisch, und präsentieren die Ergebnisse den zuständigen Gremien.
Am Ende von Phase 1 liegen drei greifbare Lieferobjekte vor: ein Planungsdokument mit Scope und Vorgehen, ein strukturierter Anforderungskatalog und ein Lösungskonzept samt Präsentationsunterlagen.
Phase 2: Die Beschaffung nach BÖB/VÖB
Jetzt erst beginnt die Beschaffung im engeren Sinn. Sie startet mit der Ausschreibungsstrategie, den Fragen zur Governance und mit dem Anforderungskatalog aus Phase 1. Dieser wird übernommen und nicht neu erfunden.
Im nächsten Schritt übersetzen wir die Anforderungen in Ausschreibungsunterlagen und legen Eignungskriterien, technische Kriterien und Zuschlagskriterien fest, die tatsächlich zum erhobenen Bedarf passen.
Ein verbreiteter Stolperstein sind zu eng gefasste Eignungskriterien. Sie schränken den Bieterkreis unnötig ein und lassen sich im Beschwerdefall schnell als diskriminierend rügen.
Ist die Ausschreibung auf der zentralen Plattform simap.ch publiziert, folgen die Beantwortung der Bieterfragen und die formelle wie inhaltliche Bewertung der eingegangenen Angebote.
Den Abschluss bildet die Vergabe: Der Entscheid wird vorbereitet, der Vertrag geschlossen, ein Abschlussbericht erstellt und präsentiert.
Auch Phase 2 liefert konkrete Ergebnisse ab: einen Ausschreibungsplan mit Strategie und Zeitplan, vollständige Ausschreibungsunterlagen und einen Vergabebericht mit Abschlussdokumentation.
Warum die Trennung Transparenz und Mehrwert schafft
Diese Zweiteilung ist kein methodischer Selbstzweck. Sie folgt direkt aus dem Vergaberecht. Art. 11 BöB regelt die sogenannte Vorbefassung: Wer an der Vorbereitung einer Ausschreibung inhaltlich mitwirkt, ist von der späteren Vergabe grundsätzlich ausgeschlossen. Möglich bleibt die Teilnahme nur, wenn sämtliche erarbeiteten Informationen allen Anbietern zugänglich gemacht werden.
Für die Praxis heisst das: Anforderungsberatung und spätere Umsetzung müssen strukturell getrennt bleiben. Wer als Berater glaubwürdig sein will, versteht sich als neutraler Begleiter durch beide Phasen. Die eigene Lösung schreibt er nicht heimlich in den Anforderungskatalog.
Wird diese Grenze verwischt, drohen Beschwerden vor dem Bundesverwaltungsgericht oder den kantonalen Verwaltungsgerichten. Solche Verfahren werfen ein Projekt schnell um Monate zurück und sprengen nicht selten das kalkulierte Budget.
Der Mehrwert dieser Neutralität ist somit konkret: Anforderungen entstehen aus dem fachlichen Bedarf und nicht aus einem Produktkatalog. Das Verfahren hält Beschwerden stand, weil jede Entscheidung begründet und dokumentiert ist. Alle Anbietenden arbeiten mit demselben Informationsstand.
Fünf Empfehlungen für Ihr näschtes Beschaffungsprojekt
- Anforderungen zuerst, Ausschreibung danach. Starten Sie nicht mit der Vorlage einer alten Ausschreibung, sondern mit einer eigenen Anforderungserhebung. Das kostet anfangs Zeit, zahlt sich aber in treffsicheren Kriterien aus.
- Rollen früh klären. Legen Sie fest, wer beraten und wer später anbieten darf, und halten Sie es schriftlich fest. Bestimmen Sie zugleich, wer später die fachliche und technische Bewertung der Angebote übernimmt. Wer als Berater auf die Umsetzung schielt, sollte das offenlegen, bevor die Vorbereitung beginnt.
- Ressourcen realistisch planen. Stellen Sie sicher, dass die Schlüsselpersonen während der kritischen Bewertungsphase verfügbar sind. Eine saubere Beschaffung braucht Zeit, Mittel und einen realistischen Plan; wer hier zu knapp plant, riskiert das ganze Verfahren.
- Gremien mitnehmen, nicht überraschen. Wer Zwischenergebnisse laufend teilt, erspart sich am Ende zähe Debatten über die Kriterien. Oft genügt schon ein kurzes Fazit nach jeder Workshopreihe.
- Dokumentieren als Werkzeug, nicht als Pflicht. Eine saubere Papierspur schützt im Beschwerdefall und verkürzt jede interne Diskussion über getroffene Entscheide. Auch informelle Absprachen gehören ins Protokoll, nicht nur formale Beschlüsse. Bei einem Dialogverfahren ist diese Dokumentation ohnehin Pflicht und fester Teil des Vorgehens.
Am Ende zählt eine Beschaffung, die hält, was die Ausschreibung verspricht: rechtssicher, transparent und mit einem Ergebnis, das den tatsächlichen Bedarf der Fachbereiche erfüllt.
Erfahrung im Beschaffungswesen, ein strukturiertes Vorgehen – mit oder ohne HERMES-Framework – sowie professionelles Requirements Engineering sind die entscheidenden Hebel dafür. Wer diese Disziplinen sauber voneinander trennt und dennoch eng miteinander verzahnt, macht aus der Beschaffung mehr als eine Pflichtübung: einen echten Mehrwert für die Organisation.
Genau dabei begleitet adesso öffentliche Auftraggeber – von der ersten Bedarfsanalyse bis zum unterzeichneten Vertrag.
