Die Zukunft der Versorgungswerke mit IT-Lösungen gestalten

In Deutschland sind bestimmte Berufe, die einer Kammer angehören, von der gesetzlichen Rentenversicherung befreit. Dazu gehören beispielsweise Apothekerinnen und Apotheker, Ärztinnen und Ärzte, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie Notarinnen und Notare. Für diese Berufsgruppen besteht eine gesetzliche Pflichtmitgliedschaft in den berufsständischen Versorgungswerken. Die Mitglieder zahlen regelmäßige Beiträge, aus denen unter anderem Leistungen der Alters-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenversorgung erbracht werden. Daneben gibt es freiwillige Versorgungswerke für Arbeitnehmer in verschiedenen Branchen. Diese Personen haben die Möglichkeit, zu vergünstigten Konditionen eine Altersvorsorge aufzubauen und sich gegen die Risiken der Invalidität und des vorzeitigen Todes finanziell abzusichern.

Versorgungswerke und ihre Herausforderungen

Die Versorgungswerke stehen vor unterschiedlichen Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Die spezifischen Herausforderungen hängen von Faktoren wie der Anzahl der Mitglieder, der Altersstruktur der Mitglieder und den bestehenden Prozessen ab. Grundsätzlich müssen sie jedoch die regulatorischen Anforderungen erfüllen und Kosten und Erträge kalkulieren, um die Versorgungsversprechen gegenüber den Anspruchsberechtigten erfüllen zu können.

Eine besondere Herausforderung stellt die Mitgliederverwaltung sowie die Verwaltung der bestehenden Versorgungsanwartschaften und Leistungsansprüche dar. Unabhängig von der Art des Versorgungswerkes fallen zahlreiche administrative Tätigkeiten an, die häufig mit einem hohen manuellen und zeitlichen Aufwand verbunden sind. Die Mitgliederverwaltung umfasst beispielsweise die Erfassung und Pflege der Mitgliederdaten sowie die Verwaltung der Anwartschaften und Leistungen. Häufig werden diese Prozesse manuell und papierbasiert durchgeführt, anstatt mögliche IT-Lösungen zu nutzen. Aufgrund der manuellen Tätigkeiten besteht ein erhöhtes Risiko von Fehlern, die wiederum manuell korrigiert werden müssen. Dies führt zu einem hohen Ressourceneinsatz und hohen Verwaltungskosten. Es liegt auf der Hand, dass dies nicht im Interesse der Mitglieder beziehungsweise Versorgungsberechtigten sein kann.

Mehrwert für Versorgungswerke durch digitale Transformation

Die Digitalisierung von Versorgungswerken ist ein wirksames Mittel, um den Herausforderungen erfolgreich zu begegnen und effizienter zu arbeiten.

Es gibt eine Vielzahl von IT-Lösungen, die einen erheblichen Mehrwert für Versorgungswerke bieten:

• Optimierung der Prozesse: Gezielte Prozessoptimierung ermöglicht die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen.
• Reduktion manueller Tätigkeiten: Die Automatisierung von Aufgaben reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und minimiert das Fehlerrisiko.
• Verbesserte Ressourcenplanung: Mit digitalen Werkzeugen können Ressourcen ( zum Beispiel Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) besser geplant und eingesetzt werden.
• Verkürzung von Durchlauf- und Reaktionszeiten: Digitale Lösungen ermöglichen eine schnellere Bearbeitung von Anfragen, Anträgen und anderen Prozessen.
• Senkung der Verwaltungskostenquote: Durch Effizienzsteigerung und Automatisierung können Verwaltungskosten gesenkt werden.
• Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Mitarbeitende entlastet werden und sich auf anspruchsvollere Tätigkeiten konzentrieren
• Effizienzsteigerung: Die Digitalisierung führt zu einer Steigerung der Gesamteffizienz der Vorsorgeeinrichtung.
• Verbesserte Kommunikation mit den Mitgliedern: Digitale Tools ermöglichen eine effektivere und transparentere Kommunikation mit den Mitgliedern.
• Erfüllung von Mitgliedererwartungen: Durch den Einsatz digitaler Lösungen können Versorgungswerke die Erwartungen ihrer Mitglieder besser erfüllen
• Erhöhung der Mitgliederzufriedenheit und -bindung: Eine verbesserte Servicequalität und reibungslose Abläufe tragen zu einer höheren Zufriedenheit und Bindung der Mitglieder bei
• Einhaltung des Datenschutzes: Durch den verantwortungsvollen Einsatz von IT-Lösungen können Datenschutzbestimmungen und -richtlinien leichter eingehalten werden.
• Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks: Die Digitalisierung reduziert den Papierverbrauch und fördert damit eine nachhaltigere Arbeitsweise.

Optionen für die digitalen Transformation bei Versorgungswerken

Die Digitalisierung von Versorgungswerken kann durch die Implementierung verschiedener IT-Lösungen zur Effizienzsteigerung und Verbesserung der Servicequalität vorangetrieben werden. Moderne IT-Systeme konzentrieren sich auf erweiterbare Schnittstellen, um eine engere Vernetzung mit dem Geschäftsumfeld zu ermöglichen. Dazu werden bestehende Systeme modernisiert und serviceorientierte Architekturen mit barrierefreien Schnittstellen umgesetzt. Digitale Dienste wie die Online-Erfassung von Daten verbessern das Kundenerlebnis, beschleunigen Prozesse und erhöhen die Datenqualität für das Versorgungswerk.

Die Auswahl geeigneter IT-Systeme, bestehend aus der technischen Infrastruktur sowie IT-Lösungen mit spezifischen Anwendungen beziehungsweise Softwarelösungen für Versorgungswerke, bietet ein breites Spektrum an Möglichkeiten. Es gilt, die richtigen technologischen Lösungen zu finden, die auf die individuellen Probleme und Anforderungen zugeschnitten sind, um den optimalen Nutzen für das Versorgungswerk zu erzielen. Die Entscheidung hängt von einer Reihe von Faktoren ab. Obwohl es eine Vielzahl von Optionen gibt, ist es wichtig, individuelle Aspekte bei der Auswahl zu berücksichtigen.

Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend, da IT-Systeme intuitiv bedienbar sein und eine effiziente Nutzung ermöglichen sollten. Die Kosten sollten mit dem Budget vereinbar sein und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Nutzen und Aufwand gewährleisten. Die Auswahl der richtigen IT-Systeme für Vorsorgeeinrichtungen ist ein komplexer Prozess, bei dem Anforderungen, Skalierbarkeit, Sicherheit, Integrationsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Kosten berücksichtigt werden müssen. Die Berücksichtigung dieser Aspekte beeinflusst maßgeblich den Erfolg und die Effizienz des Versorgungswerkes. Die genaue Gewichtung und Priorisierung kann - je nach spezifischen Anforderungen und Zielen - variieren.

Im Partnersystem können die Stammdaten der Mitglieder wie Name, Adresse und Mitgliedsnummer benutzerfreundlich erfasst und verwaltet werden. Es konvertiert die Daten in ein für andere Systeme kompatibles Format und stellt sie über Schnittstellen anderen Systemen zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Ein Bestandssystem ermöglicht die Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Informationen über Verträge, Leistungen, Beiträge und andere relevante Aspekte der Mitglieder. Es unterstützt Versorgungswerke dabei, effizientere Verwaltungsprozesse einzuführen und einen umfassenden Überblick über ihre Mitglieder und deren individuelle Vertragsdetails zu erhalten. Im Zusammenspiel mit anderen angeschlossenen IT-Systemen ermöglicht das Bestandssystem zudem den Datenaustausch und die Kommunikation zwischen den Versorgungswerken und externen Partnern wie Behörden oder anderen Institutionen.

Mit einem Mitgliederportal können Versorgungswerke ihren Mitgliedern einen digitalen und benutzerfreundlichen Service anbieten. Das Portal bietet den Mitgliedern einen einfachen Zugang zu relevanten Informationen und Funktionen. Es ermöglicht den Mitgliedern, ihre persönlichen Daten einzusehen und zu aktualisieren, Vertragsdetails abzurufen, Leistungsübersichten einzusehen und verschiedene Online-Funktionen zu nutzen. Darüber hinaus dient das Mitgliederportal als Kommunikationsplattform, auf der Informationen und Dokumente zur Verfügung gestellt werden können. Das Mitgliederportal verbessert die Kommunikation und den Austausch zwischen den Mitgliedern und dem Versorgungswerk. Darüber hinaus können Vorgänge, wie beispielsweise Adressänderungen, automatisiert abgewickelt werden. Dies führt zu einer effizienteren Verwaltung und trägt zu einem verbesserten Kundenerlebnis bei.

Von Vision zur Realität: Die Umsetzung von IT-Lösungen bei Versorgungswerken

Versorgungswerke können die Herausforderungen bei der Implementierung von IT-Systemen und -Lösungen erfolgreich meistern. Aufgrund begrenzter Ressourcen und fehlender Fach- und IT-Kenntnisse kann die Umsetzung jedoch eine anspruchsvolle Aufgabe für das Versorgungswerk darstellen, insbesondere parallel zum laufenden Tagesgeschäft. Durch die Zusammenarbeit mit adesso können diese Herausforderungen erfolgreich gemeistert werden. Unser Expertenteam besteht aus qualifizierten und erfahrenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die über umfassende technologische Kompetenzen sowie fundiertes fachliches und betriebswirtschaftliches Know-how verfügen. Gemeinsam legen wir die IT-Strategie fest, entwickeln maßgeschneiderte IT-Lösungen für die spezifischen Anforderungen des Versorgungswerks und setzen diese erfolgreich um. Dadurch können die internen Arbeitsabläufe der Pensionskassen effizienter gestaltet, hohe Kosten und manuelle Tätigkeiten reduziert und die Effizienz gesteigert werden. Darüber hinaus tragen die implementierten IT-Lösungen zu einer höheren Mitgliederzufriedenheit und -bindung bei.