Die Sicht auf „Billing“ - Abrechnung und Faktura

Nur mal eben ein neues Produkt abrechnen, oder…?

Heutzutage wird branchenübergreifend viel über neue Themen und Produkte für den jeweiligen Zielmarkt gesprochen und auch darüber, wie man diese für Kunden kombinieren und abrechnen kann. Eine Gemeinsamkeit ist, dass oftmals Produkte und/oder Dienstleistungen aus unterschiedlichsten Bereichen kombiniert werden können und sollen.

In diesem Kontext fällt gerne die Anforderung: „Wir brauchen nur eine neue Abrechnung…“ und schon kann man mit seiner Umsetzung beginnen. Weit gefehlt, da dieses umfassende Thema der Abrechnung nicht mal eben so umsetzbar ist, obwohl es doch zunächst immer so einfach erscheint: „Man nehme Produkt A, kombiniere es mit Produkt B, schreibe einen Preis dazu und fertig ist die Abrechnung für den Kunden.” Wohl dem, der hierbei nicht mit zwingend einzuhaltenden, rechtlichen Begebenheiten und einer Standardsoftware unterwegs ist.

Und nun? Geht es denn trotzdem? Ja natürlich, solange auch die weiteren Umstände und Voraussetzungen für eine erfolgreiche Implementierung einer neuen Abrechnungsform mitberücksichtigt werden. Das allgemein bemühte „magische Dreieck“ kann auch in diesem Fall herangezogen werden und zeigt hier ebenfalls wieder die Fallstricke einer Implementierung auf.

Auf zur neuen Abrechnungsform

Zu Beginn stellt sich die Frage, ob alle Ziele im gleichen Maße erreicht werden können. Ist das nicht möglich, ist zu klären, welche Ziele priorisiert und welche vernachlässigt werden können. Im Anschluss sollte geklärt werden, welche Tätigkeiten zu planen sind und was bereits im Vorfeld zu erledigen ist.

Oftmals ist die genaue Definition eines neuen Produktes noch nicht klar und über die verschiedenen Unternehmensbereiche hinweg spezifiziert. Außerdem steht noch nicht genau fest, um welche Art der Leistung es sich eigentlich handelt. Dementsprechend besteht die maßgebliche Aufgabe darin, diese Spezifikation entsprechend zu erarbeiten und gleichsam auch die gesamtheitliche Vorgehensweise zu klären.

Bereiche wie Marketing und/oder Vertrieb haben zumeist sehr schnell eine Idee, wie man ein neues Produkt beim Kunden platzieren kann und Mehrwerte für das Unternehmen schafft. Die notwendige Einbindung in einen Produktkatalog oder ein Preisblatt ist zumeist sehr schnell erledigt und am Markt bekannt gegeben. Somit ist der gewünschte Zielmarkt im Blick und der zukünftige Vertriebsweg für das neue Produkt klar definiert. Die gewünschten Zielgruppen sind vertrieblich gesehen ausreichend abgedeckt.

Vermeintlich einfache Fragen, etwa ob für die Zielgruppen ein Kundendatenmanagementsystem (CRM) vorhanden ist, ob dies entsprechend genutzt werden kann und ob eine ausreichende Datenqualität vorhanden ist beziehungsweise gewährleistet werden kann, können schnell zu einer größeren Aufgabe werden.

Bevor ein neues Produkt abgerechnet werden kann, müssen allerdings noch weitere Fragen beantwortet werden. Dazu zählen unter anderem:

• Wo soll ein neues Produkt definiert und festgelegt, zu wem abgerechnet und fakturiert werden?
• Gibt es bereits ein oder auch mehrere technische Systeme und könnten diese auch für das neue Produkt genutzt werden? Wie wird dies sichergestellt und die Machbarkeit geprüft?
• Ist eine ausreichende Zahl an Mitarbeitenden mit entsprechender Erfahrung für die Implementierung vorhanden und wird externe Unterstützung im fachlichen und/oder technischen Kontext benötigt?
• Welche Systeme sind insgesamt in den neuen Prozessablauf involviert und ist das neu zu erwartende Datenvolumen im Hinblick auf Kunden und Produkte bereits bekannt? Bei Themen wie Wachstumsraten müssen oft auch neue systemische (technische) Kapazitäten geschaffen werden.
• Welches, unter Umständen, bereits vorhandene Preissystem zur Identifikation und Bewertung der abzurechnenden Produkte und/oder Leistungen kommt zum Einsatz? Reicht dessen Funktionalität für die erwarteten Produktkombinationen aus? Braucht es hierzu vielleicht doch ein neues System?
• Des Weiteren sind natürlich auch die Abrechnungs- beziehungsweise Fakturasysteme von einer neuen Produkteinbindung betroffen. Wiederum stellt sich die Frage, was wird und soll wo gemacht werden?
• Welche Nebenbuchhaltung und welche Hauptbuchhaltung sind involviert? Eine bereits bestehende Hauptbuchhaltung ist zumeist gesetzt und Änderungen sind oft nicht gewünscht. Also muss ein neues Produkt in bestehende Strukturen eingebunden werden.
• Wie soll das neue Produkt den eigenen Kunden in Rechnung gestellt werden?
• Was soll kombiniert werden - Schlagwort „Bundle-Abrechnung”?
• Wie soll die Darstellung auf der Rechnung erfolgen?
• Wie erfolgt die buchhalterische Abbildung (Erlös- und Kostenzuordnung)?

Dann kommt SAP ins Spiel

SAP bietet zum Thema „Billing“ derzeit mehr als ein Tool an - übergreifend für verschiedene Branchen. Hierbei trifft man im SAP-Umfeld auf Schlagworte wie „Billing Revenue Innovation Management“ und „Subscription Management“ als Gesamtpakete und auch auf Teillösungen aus diesen. Ein Abrechnungsbereich aus dem SAP-Portfolio ist vielen SAP-Kunden bereits bekannt und seit langem auch schon im Einsatz.

Das Thema Abrechnung und Faktura im Vertragskontokorrent (SAP Convergent Invoicing), wird beispielsweise auch für die Branche der Versorgungsindustrie in den Bereichen Mehr- und/oder Mindermengenabrechnung (MeMi) sowie Meter Operation Service (MOS) genutzt.

Exkurs SAP BRIM

Im nachfolgenden möchte ich auf SAP BRIM (Billing Revenue Innovation Management) als eine mögliche Lösung für den Massenmarkt in der branchenneutralen Sicht eingehen. Diese Lösung ermöglicht nämlich eine mehr generische Nutzung und unterliegt keinen branchenspezifischen Beschränkungen.

Was ist SAP BRIM überhaupt, wie unterstützt und macht es meine Abrechnung flexibler?

Zum SAP BRIM, basierend auf SAP S/4HANA, gehören mehrere Bestandteile, die zusammen die ganzheitliche Lösung der SAP darstellen. Das Subscription Order Management (SOM) basiert auf Funktionen des SAP CRM und kann daher die notwendigen Funktionen der Kunden- und Produktverwaltung darstellen und übernehmen. Im Convergent Charging (SAP CC) lassen sich auf hoher Detailebene zu jeder eingehenden, neu zu bewertenden Information (beispielsweise elektronisch übermittelte Kauftransaktion über eine Kreditkarte), die zur Identifikation und Bewertung einer ebensolchen, notwendigen Schritte einrichten. Somit wird eine abrechenbare Position zur weiteren Verarbeitung im Convergent Invoicing (SAP CI) erzeugt.

Im Convergent Invoicing sind weitreichende Möglichkeiten gegeben, um nahezu jedwede Kombination zu eingehenden Daten aus unterschiedlichsten Produktbereichen zu kombinieren und in der Abrechnung zu verarbeiten. Mithilfe von Selektionen, Gruppierungen und Aggregationen kann die gewünschte Verdichtung sowie die Kombination der Anzahl an notwendigen Abrechnungsbelegen eingerichtet werden.

Die so erzeugten Abrechnungsbelege werden an die Fakturierung übergeben und zur Ausgestaltung der notwendigen Rechnungen an Kunden weiterverarbeitet. Die Rechnungserstellung erfolgt dann durch den Korrespondenzdruck des SAP-Vertragskontokorrents (FI-CA) in der gewünschten Ausführung und des Versandmediums. Durch diese miteinander kombinierbaren Prozessschritte ist ein hochflexibles Konstrukt zur Abbildung abrechnungsspezifischer Anforderungen aus unterschiedlichsten Produktbereichen gegeben.

Ein weiteres Modul aus dem SAP-Portfolio ist ein sogenanntes Rating System: Convergent Mediation (SAP CM). Darauf möchte ich an dieser Stelle allerdings nicht genauer eingehen und nenne es nur der Vollständigkeit halber.

Alles aus einer Hand

Der gesamte Offer-to-Cash-Prozess kann nahezu in Echtzeit über die Lösung SAP BRIM abgebildet werden: Die Angebotserstellung beginnt im SAP SOM, die Bewertung und Bepreisung der genutzten Produkte und/oder Services erfolgt im SAP CC und die eigentliche Abrechnung und Rechnungserstellung wird im SAP CI erledigt.

Wie ihr gesehen habt, besteht der wesentliche Vorteil von SAP BRIM darin, einen sehr hohen Detailgrad der zu verarbeitenden Informationen zur Abrechnung und Fakturierung hoch performant zu bearbeiten und für analytische Funktionen (beispielsweise für ein angebundenes SAP BI System) bereitzustellen. Sämtliche Prozesse des Forderungsmanagements können zudem in der Nebenbuchhaltung SAP FI-CA abgebildet und durchgeführt werden. Eine standardisierte Anbindung an das jeweilige SAP-Hauptbuch erleichtert zudem die Einbindung in eine bestehende und/oder neue Systemlandschaft.

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