Gemeinsame Retrospektiven mit dem Kunden

Das Ziel einer Retrospektive am Ende eines Sprints besteht darin, kritisch zu überprüfen, inwieweit Abläufe optimiert werden können oder sogar optimiert werden müssen. Auf diese Weise soll eine kontinuierliche Verbesserung der Projektprozesse erreicht werden. Ein wichtiger Bestandteil innerhalb einer Retrospektive ist das Thema „Kommunikation“ - besonders wenn es um die Kommunikation zwischen Dienstleister und Kunde geht.

Vorteile einer gemeinsamen Retrospektive

Ihr kennt es sicherlich: Im Projektalltag ist häufig nicht ausreichend Zeit vorhanden, um den Kunden zu fragen, an welchen gemeinsamen Schnittpunkten etwaige Probleme aufgetreten sind und wie die Prozesse optimieret werden können. Hier kommt die gemeinsame Retrospektive ins Spiel. Durch die Transparenz, die ein gemeinsames Gespräch schafft, besteht für euch sowie euren Kunden die Möglichkeit, ein gegenseitiges Feedback einzuholen und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Schließlich sollte euer Kunde gerade bei Änderungen im Projektprozess häufig informiert werden, damit gegebenenfalls auch die jeweiligen Prozesse auf seiner Seite angepasst werden können. Diese Transparenz schafft für euren Kunden einen Raum, in dem er über die Prozessentwicklung mitentscheiden kann. Ein positiver Effekt ist, dass der Kunde oft auch gegenüber Neuerungen und Änderungen, die sich im Lauf eines Projektes ergeben können, aufgeschlossener reagiert.

Gab es vielleicht Entscheidungsprobleme oder wurden Rückfragen verzögert beantwortet? In einer gemeinsamen Retrospektive lassen sich solche Dinge klären. Ihr erhaltet durch den Austausch einen tieferen Einblick in die interne Arbeit eures Kunden – etwa welche Strukturen oder Kommunikationswege innerhalb seiner Organisation existieren. Anhand dieser Kenntnisse lässt sich die Vorgehensweise gemeinsam optimieren und ihr habt die Möglichkeit, die jeweiligen Prozesse besser an die individuellen Vorstellungen oder Wünsche eures Kunden anzupassen.

Was ihr beachten solltet

Ihr solltet die Methoden der Retrospektive immer individuell für euren Kunden auswählen. Bei konservativen Unternehmen oder Behörden ist von eher spielerischen Methoden abzuraten. Das gilt auch, wenn es sich um einen Neukunden handelt. In diesen Fällen solltet ihr eher klassische und einfache Methoden nutzen. Kennt ihr euren Kunden hingegen schon länger, könnt ihr euch auch an spielerische Methoden wagen, um die Retrospektive abwechslungsreich zu gestalten. Damit lockert ihr das Ganze auf und schafft einen vertrauteren Raum, in dem offener kommuniziert wird.

Ihr solltet darauf achten, dass nur der Personenkreis eingeladen wird, der auch im Projekt zusammenarbeitet. Schließlich handelt es sich dabei um die Personen, die gegebenenfalls von neuen Maßnahmen betroffen sind und euch ein realistisches Bild von den jeweiligen Problemen geben können. Personen, die nicht zum direkten Umfeld gehören, können die offene Kommunikation eher hemmen, als förderlich zu sein. Möchtet ihr Personen, die nicht am täglichen Projektgeschehen beteiligt sind, nicht ganz ausschließen, habt ihr im Nachgang die Möglichkeit, ihnen ein Protokoll der beschlossenen Maßnahmen zukommen zu lassen. Ein Protokoll hat zudem den Vorteil, dass alle Aktionen auch schriftlich festgehalten werden.

Retrospektiven sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden. Schließlich besteht das Ziel ja darin, zu überprüfen, ob die früher getroffenen Maßnahmen die gewünschte Wirkung erzielt haben. Die zeitlichen Abstände zwischen den einzelnen Terminen sollten jedoch nicht zu groß sein, denn es ist von Vorteil, wenn allen Teilnehmern die vorherigen Geschehnisse noch in Erinnerung sind. Eventuell ist es sogar hilfreich, dass ihr zu Beginn der Retrospektive die zuvor beschlossenen Maßnahmen vorlest und überprüft, welchen Erfolg sie gebracht haben. Inwieweit ein solcher Rückblick sinnvoll erscheint, ist natürlich projektabhängig und ihr könnt diese Entscheidung individuell treffen.

Die Person, die in der Retrospektive als Moderator auftritt, sollte unbedingt gemeinsam mit eurem Kunden bestimmt und von allen Seiten vollständig akzeptiert werden. Das hat einen einfachen Grund: In Diskussionen kann es nämlich durchaus vorkommen, dass der Moderator oder die Moderatorin euren Kunden unterbrechen muss, damit Diskussionen - zeitlich als auch inhaltlich – in einem geregelten Rahmen geführt werden können. Bei der Wahl der Moderationsperson solltet ihr darauf achten, dass diese Person eine neutrale Position innerhalb der Diskussion einnimmt.

Eine gemeinsame Retrospektive mit dem Kunden sollte eure interne Team-Retrospektive allerdings nicht ersetzen, sondern lediglich eine Art Ergänzung darstellen. Ich würde euch empfehlen, die Retrospektive mit eurem Kunden im Wechsel mit eurer internen stattfinden zu lassen. Das gelingt vor allem in eingespielten Teams im späteren Verlauf des Projektes sehr gut.

Zum Abschluss

Der Erfolg einer Retrospektive ist immer abhängig von ihren Teilnehmern. Solltet ihr mit anderen Organisationen – zum Beispiel Schnittstellenpartnern - zusammenarbeiten, können eventuell auch diese eingeladen werden. Wenn ihr euch unsicher seid, ob ein solches Vorgehen überhaupt infrage kommt, empfehle ich euch, es zumindest einmal auszuprobieren. Nur so könnt ihr feststellen, ob versteckte Probleme, die nicht im Projektalltag angesprochen werden, existieren. Schließlich lassen sich Probleme nur beheben, wenn sie auch identifiziert und angesprochen werden.

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