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Menschen von oben fotografiert, die an einem Tisch sitzen.

Die betriebliche Altersversorgung nimmt einen wachsenden Stellenwert ein. Unabhängig davon, ob es sich um Versicherungsunternehmen, Versorgungsträger, Arbeitgeber oder Mitarbeitende handelt. Ihr Vorteil liegt klar auf der Hand: Neben der Ersparnis von Steuern und gegebenenfalls Sozialversicherungsabgaben wird für die Mitarbeitenden eine Altersversorgung aufgebaut, die dazu beiträgt, dass sie nicht in die Altersarmut rutschen. Doch die betriebliche Altersversorgung ist mit Verwaltungsaufwand verbunden, den die Beteiligten möglichst gering halten möchten. Hinzu kommt, dass das Thema Nachhaltigkeit auch in der betrieblichen Altersversorgung in den Fokus rückt. So möchten die Beteiligten zunehmend gleichzeitig einen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten. Eine Möglichkeit, beide Aspekte zu berücksichtigen, sind Firmenkundenportale.

Die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung

Die Kommunikation der Beteiligten erfolgt derzeit meist auf herkömmlichem Wege wie per Telefon, per Post oder per Mail. Informationen werden beim Versicherungsunternehmen beziehungsweise Versorgungsträger vom Arbeitgeber oder Mitarbeitenden eingeholt, auf Papier geschrieben und bei Bedarf wieder hervorgeholt. Möchte ein Arbeitgeber im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung einen Mitarbeitenden versichern, wird ein Antrag ausgefüllt und bestenfalls per Mail beispielsweise an das Versicherungsunternehmen beziehungsweise an den Versorgungsträger versandt. Dieser erstellt die relevanten Vertragsunterlagen und sendet sie – oftmals per Post – an den Arbeitgeber, der als Versicherungsnehmer fungiert. Im Laufe des Produktlebenszyklus kommt es üblicherweise zum Anpassungsbedarf bei den Versicherungsverträgen. Beispielsweise ist eine Beitragsanpassung erforderlich oder der Mitarbeitende scheidet aus dem Unternehmen aus. Der Arbeitgeber nutzt dafür Vordrucke oder erstellt individuelle Anschreiben. Auch hier werden die herkömmlichen Kommunikationswege genutzt und insgesamt fällt ein zeit- und kostenintensiver Arbeitsaufwand an.

Hier kommt das Firmenkundenportal ins Spiel, das genau diese Nachteile weitestgehend eliminieren kann. Ein Firmenkundenportal ist eine Internetplattform, für die die Versicherungsunternehmen beziehungsweise Versorgungsträger, Arbeitgeber oder Arbeitnehmenden eine Zugriffsberechtigung erhalten. Die Beteiligten können über diese Plattform miteinander kommunizieren. Und zwar auf vielfältige Weise, nicht nur klassisch per Mail-Funktion. Beispielsweise können für Neuanmeldungen und Vertragsanpassungen Vordrucke oder Online-Formulare genutzt werden, die der Arbeitgeber vervollständigt und digital an das Versicherungsunternehmen beziehungsweise den Versorgungsträger übermittelt. Darüber hinaus sind im Firmenkundenportal üblicherweise etliche Informationen rund um die Nutzung des Portals, über das Thema betriebliche Altersversorgung und die Prozesse dokumentiert. Wiederholbar können sie jederzeit von den Nutzerinnen und Nutzern abgerufen werden. Auch die versicherten Leistungen können angezeigt und Versicherungsverträge beauskunftet werden. Eine gegebenenfalls bestehende Versorgungslücke kann visualisiert angezeigt und daraus ableitend können Versicherungsangebote erstellt werden.

Etliche Versicherungsunternehmen beziehungsweise Versorgungsträger bieten bereits ein Firmenkundenportal für die Arbeitgeber und Mitarbeitenden an, jedoch wird es noch nicht ausreichend von den Beteiligten genutzt. Die Gründe sind vielfältig: Das Anmeldeverfahren und der Zugriff auf das Portal sind zu kompliziert, es ist bedienerunfreundlich, unübersichtlich und bietet den Userinnen und Usern oftmals keinen klaren Mehrwert. Dabei ist doch diese Zielgruppe meist aufgeschlossen gegenüber solchen Angeboten. Erst recht, wenn sie selbst das Internet tagtäglich auch für andere Dinge nutzt. Im Fokus des Betreibers sollte daher immer die Zielgruppe mit ihren Anforderungen und Erwartungen stehen. Nur wenn das Firmenkundenportal diese erfüllt oder gar übertrifft, führt dies zum erhofften Erfolg des Versicherungsunternehmens beziehungsweise Versorgungsträgers.

Mehrwert für die Beteiligten

Für alle Beteiligten

Ein gutes Firmenkundenportal bietet für alle Beteiligten einen Mehrwert. Im Allgemeinen sind dies unter anderem:

  • Digitale Kontaktaufnahme
  • Wegfall der analogen Kommunikation
  • Austausch von Informationen und Daten
  • Digitaler Versand von Dokumenten
  • Verkürzte Antwortzeiten
  • Zeit- und Kostenersparnis
  • Steigerung von Effizienz und Produktivität
  • Unterstützung des Themas Nachhaltigkeit durch den Wegfall von Papier
Für Versicherungsunternehmen beziehungsweise Versorgungsträger

Für das Versicherungsunternehmen beziehungsweise den Versorgungsträger ergeben sich darüber hinaus noch weitere Vorteile wie:

  • Generierung der Geschäftsvorfälle aus übermittelten Daten
  • Automatisierung der Prozesse und Nutzung der Dunkelverarbeitung
  • Reduzierung der Durchlaufzeiten für die Bearbeitung des Geschäftsvorfalls
  • Reduzierung von Kosten und Kostenquote
  • Erhöhung der Kundenkontaktfrequenz
  • Nutzung als zusätzlicher Vertriebskanal und Unterstützung des Vertriebs
  • Erhöhung des Cross-Sellings
  • Erhöhung von Kundengewinnung, -zufriedenheit und -bindung
  • Reduzierung telefonischer und schriftlicher Anfragen
  • Wettbewerbsvorteil
Für Arbeitgeber und Mitarbeitende

Für Arbeitgeber und Mitarbeitende ergibt sich noch weiterer Nutzen wie:

  • Rahmenbedingungen eines bestehenden Kollektivvertrages sind berücksichtigt
  • Schneller Abruf von Informationen, Vordrucken, (Online-)Formularen, Angeboten und Dokumenten
  • Wiederholbarer Abruf von Informationen
  • Nutzung von Services wie digitaler Beantragung von Neuanmeldungen und Vertragsänderungen
  • Anzeige der versicherten Leistungen
  • Beauskunftung der Versicherungsverträge
  • Visualisierung der Versorgungslücke

Die Umsetzung

Die Implementierung beziehungsweise Erweiterung eines Firmenkundenportals ist mit Aufwand verbunden – sei es finanziell oder bezüglich der personellen und zeitlichen Ressourcen. Die Umsetzung lohnt sich aber vor allem für Versicherungsunternehmen beziehungsweise Versorgungsträger. Ausgehend davon, dass bereits innerhalb kurzer Zeit nach der Umsetzung für die über das Portal übermittelten Geschäftsvorfälle eine Dunkelverarbeitungsquote von etwa 80 Prozent und somit eine deutliche Kostenreduzierung erreicht werden kann, amortisiert sich der Aufwand schnell.

Die Umsetzung kann stufenweise erfolgen – beginnend mit einem Grundstock an Informationen und Services, die den Userinnen und Usern zur Verfügung gestellt werden und diesen einen echten Mehrwert bieten. Darauf aufbauend kann das Firmenkundenportal in weiteren Stufen ausgebaut werden. Unter anderem, indem die digitale Beantragung von (weiteren) Vertragsänderungen, die Prozessautomatisierung oder die Dunkelverarbeitung bei dem Versicherungsunternehmen beziehungsweise Versorgungsträger ausgestaltet wird.

Bei der Umsetzung ist vieles zu beachten. Daher ist für den Erfolg dieses Vorhabens wichtig, die Umsetzung von ausgebildetem und praxiserfahrenem Personal durchführen zu lassen. Es sollte sich nicht nur mit dem Thema Firmenkundenportal auskennen, sondern auch über technologische Kompetenz sowie ein ausgeprägtes (branchen)fachliches und betriebswirtschaftliches Know-how verfügen, um die Umsetzungsziele erreichen und gegebenenfalls durch maßgeschneiderte IT-Strategien unterstützen zu können.

Bild Sandra Weis

Autor Sandra Weis

Sandra Weis ist als Senior Business Consultant bei adesso tätig. Sie hat jahrzehntelange Erfahrung im Projektmanagement und als Business Analyst im Bereich der Lebensversicherung einschließlich Betrieblicher Altersversorgung sowie Biometrie.

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