Enterprise Search – Finden statt Suchen

Die Hoheit über Ihr Unternehmenswissen zurückerlangen

Ob im privaten oder im geschäftlichen Leben, jeden Tag gewinnt das Thema „Suche“ immer mehr an Bedeutung. Insbesondere die Suche nach benötigten Informationen erfordert sehr hohen Zeitaufwand, der stetig weiter ansteigt. Im Jahr 2020 nimmt Google über 92 Prozent des Internet-Search-Engine-Markts ein und ist mit circa 6 Milliarden Suchanfragen am Tag die meistaufgerufene Website im Internet.

Wie funktioniert Suche im Unternehmen?

In einem Unternehmen findet man in der Regel viele unterschiedliche verteilte Systeme, sodass Informationen, die für die tägliche Arbeit benötigt werden, nur schwer und zeitintensiv aufzufinden sind. Eine große Ansammlung von Daten und Informationsmengen in unterschiedlichsten Systemen hat zur Folge, dass für die Suche nach Informationen immer erst bekannt sein muss, in welchem der möglichen Systeme und Datenquellen eine relevante Information gespeichert ist oder sein könnte, um diese auffinden und darauf zugreifen zu können.

Was bedeutet das?

Der Zeitaufwand, um Informationen zu finden, ist sehr hoch und zu allem Überfluss können benötigte Informationen oftmals gar nicht gefunden werden.

Suche ist somit ein Teil unseres Alltags und nicht mehr wegzudenken. Jeder von uns ist es gewohnt, wenn wir etwas nicht wissen oder beispielsweise niemanden fragen können, es einfach zu googeln. Einfach und schnell. Das ist die Strategie, die jeder von uns intuitiv anwendet, um dem Datenwachstum der Welt zu begegnen. Auch am Arbeitsplatz kann diese Art des Suchens viel Zeit und Nerven sparen. Aber wie kann die Suche nach Daten, Wissen und Informationen am Arbeitsplatz komfortabel auf diese Art optimiert werden?

Enterprise Search – unlock your data and knowledge using Enterprise Search

Enterprise-Search-Lösungen dienen als fundamentaler Baustein des Digital Workplace und sind somit ein täglicher Begleiter im Arbeitsalltag. Eine Art „Google im Unternehmen“. Die Suche erfolgt über die wichtigsten und relevanten Systeme und Datenquellen eines Unternehmens. Auf diese Weise erhalten Anwenderinnen und Anwender eine zentrale Anlaufstelle, die den Zugriff auf sämtliche relevanten Unternehmensdaten zur Verfügung stellt und als „Single Point of Enterprise Information Access“ dient.

Es gibt am Markt diverse Anbieter für Enterprise-Search-Lösungen, die für diese Herausforderung herangezogen werden können. Etablierte Anbieter sind zum Beispiel: Google, Microsoft, Mindbreeze und Elasticsearch. Eine Enterprise-Search-Lösung indiziert aus verschiedensten Datenquellen alle relevanten Daten und Informationen, sodass diese anschließend unter Berücksichtigung bestehender Berechtigungsstrukturen durchsucht und übersichtlich dargestellt werden können. Dabei können sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Informationen von der Suche eingelesen, verarbeitet und für die Endanwenderin bzw. den Endanwender aufbereitet werden.

Die Indizierung von Datenquellen und Systemen kann auf diversen Wegen realisiert werden. Zum einen können vorgefertigte Konnektoren eingesetzt werden, die als Kommunikationslösung zwischen der Suchmaschine und der informationshaltenden Anwendung dienen. Oder aber es können individuelle Indizierungsmechanismen geschaffen werden, sodass sämtliche firmeneigenen Anwendungen durchsuchbar gemacht werden können.

Mithilfe des Einsatzes von Enterprise-Search-Lösungen erleichtern wir Anwenderinnen und Anwendern den Arbeitsalltag. Unsere individuellen und maßgeschneiderten Lösungen machen Wissen und Informationen gezielter und schneller auffindbar, sodass besser und effizienter gearbeitet werden kann. Bei der Auswahl der richtigen Lösung beraten wir unter Einbeziehung aller im Unternehmenskontext relevanten Faktoren, um die Bereitstellung einer erfolgreichen Enterprise-Search-Lösung sicherzustellen.

Faktoren, die bei der Auswahl einer Enterprise-Search-Lösung berücksichtigt werden müssen, sind unter anderem:

• Welche Systeme und Datenquellen sollen durchsucht werden?
• Welche Berechtigungsstrukturen müssen berücksichtigt werden?
• Welche Funktionen sollen der Anwenderin bzw. dem Anwender zur Verfügung stehen?
• Soll die Suche in bestehende Anwendungen integriert werden?
• Soll die Suche in der Cloud betrieben werden?

Selbstverständlich begleiten wir unsere Kundinnen und Kunden von der ersten bis zur letzten Phase bei der Auswahl, Implementierung, Einführung sowie dem Betrieb einer Enterprise-Search-Lösung.

Im Rahmen von Discovery- und Requirement-Workshops beraten und unterstützen wir bei der Lösungsevaluierung, entwickeln Lösungskonzepte und führen gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden erste Teststellungen und Proof of Concepts durch. Während des Deployments finden die Lizenzierung, Implementierung, Anbindung der unterschiedlichen Datenquellen sowie die Frontendintegration statt.

Darüber hinaus begleiten und unterstützen wir im Rahmen des Betriebs, beraten hinsichtlich Optimierungen und Erweiterungen und kümmern uns um Wartung sowie Support der Lösung. Weitergehend führen wir zum Beispiel Healthchecks sowie Schulungen und Trainings durch, um das volle Potenzial einer Enterprise-Search-Lösung sicherstellen zu können.

Enterprise Search – wem nutzt sie?

Ganz klar – allen Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden den Komfort bieten wollen, Informationen zu finden, statt nur zu suchen. Auf diese Weise kann relevante Arbeitszeit eingespart, können bessere Ergebnisse erzielt und kann der Fokus stets auf das wirklich Wichtige gelegt werden. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Enterprise Search für jedes Unternehmen ein zentraler Schritt in Richtung „Digital Workplace“ ist.