Effizientere Programm-/ Projektmanager dank eines effizienten PMO in der öffentlichen Verwaltung

Vielleicht haben einige von euch das schon mal erlebt: Ihr kommt in ein neues Großprojekt oder in ein Programm und erwartet sehr gut aufgebaute Projektmanagementstrukturen. Leider werdet ihr hier sehr schnell enttäuscht. Der Projektleiter bzw. die Projektleiterin ist damit in der Regel zeitlich überfordert und/oder möchte sich nur ungern mit Themen beschäftigen, die ihn an seinen eigentlichen Aufgaben hindern.

An dieser Stelle kann ein Projekt Management Office – auch gerne Projektbüro genannt – Abhilfe schaffen und die Projektleitung (und damit auch das Projekt) unterstützen.

Was ist ein Projekt Management Office?

Das Projekt Management Office, kurz PMO, kann eine Person oder auch eine ganze Abteilung in einem Programm, Großprojekt oder Projekt sein. Im Grunde handelt es sich dabei um eine Abteilung, die sich mit Multiprojekten und Einzelprojekten befasst.

Das PMO…

• … setzt, pflegt und sichert Standards für das Projektmanagement.
• … stellt sicher, dass Projekte die strategische Ausrichtung verfolgen.
• … priorisiert Projekte innerhalb eines Portfolios gemäß den Programm-/Projektzielen.
• … gewährleistet, dass Projekte innerhalb eines Portfolios unter Kontrolle sind – also innerhalb des Umfangs, Budgets und Zeitplans.
• … erstellt und verfolgt Projekte sowie Management-Berichte.
• … zentralisiert Dokumentation, Referenzen und Statistiken rund um die Realisierung und Verwaltung von Projekten.

Warum wird ein PMO benötigt?

Es gibt zahlreiche Gründe: Beispielsweise, wenn sich die Projektleitung überfordert fühlt und/oder es keinen Überblick über die Projekte in einem Programm gibt. Normalerweise richten Organisationen ein PMO ein, um

• Unterstützung für die Projektleitung zu gewährleisten,
• Investitionen mit den zutreffenden Key Performance Indicators rentabel zu machen,
• Methoden des klassischen/agilen Projektmanagements zu standardisieren,
• den eigenen Überblick über den Fortschritt der Projekte zu erhalten (Stichwort: Controlling),
• ein reibungsloses Portfoliomanagement zu gewährleisten,
• die Entlastung der Projektteams herzustellen,
• eine Förderung der Kommunikation zu schaffen,
• eine Wissensdatenbank und Best Practices aufzubauen,
• Tools und eine Infrastruktur für das Projektmanagement anzubieten und
• um das Scheitern von Projekten zu verhindern und deren Effektivität zu erhöhen.

Generell lässt sich festhalten: ein PMO behält den Überblick über die Projekte, kennt die Unternehmensstrategie und sorgt dafür, dass beides Hand in Hand geht – natürlich alles in Abstimmung mit der Programm- beziehungsweise Projektleitung.

Und was hat das jetzt mit der öffentlichen Verwaltung zu tun?

In der öffentlichen Verwaltung gibt es an dieser Stelle besondere Herausforderungen, denn die gesamten Strukturen unterscheiden sich sehr von denen in der freien Wirtschaft. Das kann eine Stärke sein, dennoch müssen einige Hürden genommen werden, um ein effektives Projektmanagement aufzubauen – beispielsweise die Haushalts- und Ressourcenplanung oder die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.

Die Bundesrepublik Deutschland hat im Jahr 2019 Steuern in Höhe von 735,9 Milliarden Euro eingenommen, sicherlich kein Pappenstiel. Bedenkt man allerdings, dass die Verwaltung breitgefächert, aber ein ressortübergreifender Posten ist, wird schnell klar, dass hier das Geld selten in dem Maß vorhanden ist, in dem es benötigt wird. Das heißt, es gibt unzählige Bedarfsträger und damit Abnehmer.

Eine der wichtigsten Baustellen ist deshalb nach wie vor die Digitalisierung beziehungsweise die Beseitigung von Digitalisierungsdefiziten. Das betrifft monetär bedingt die Ausstattung per se (im Kontext von Corona ist das sehr sichtbar geworden), erstreckt sich aber auch auf Denk- und Handlungsprozesse innerhalb des Verwaltungsapparates. Es ist nicht zu erwarten, dass in einer Behörde grundsätzlich die gleiche digitale Denkweise wie in einem marktwirtschaftlichen Unternehmen vorherrscht. Schließlich liegt nicht der gleiche Digitalisierungsgrad vor.

Hier ist es hilfreich, einen externen Partner zu beauftragen, damit das nötige Fachwissen in die Verwaltungsumgebung gelangt. Unsere Expertinnen und Experten unterstützen Entscheiderinnen und Entscheider (Programm- beziehungsweise Projektleiterinnen und -leiter) dabei, nicht den Überblick über die Vielzahl von Prozessen zu verlieren. Schließlich sprechen wir von einer Branche, die sich in stetiger Veränderung befindet und das bei potentiell auftretenden Konflikten und Risiken.

Dieses Unterstützungspotential hat adesso public erkannt und das publicPMO ins Leben gerufen. In den vergangenen Jahren konnten wir beim Aufbau unseres PMO wertvolle Erfahrungen sammeln und möchten unsere PMO-Erfolgsgeschichte nun im Sinne unserer Partner fortschreiben.

Wie macht publicPMO das?

Wir haben ein breitgefächertes Portfolio, welches wir unseren Partnern in der öffentlichen Verwaltung anbieten. Unser Leistungsportfolio erstreckt sich derzeitig auf acht Kernbereiche der Projekttätigkeit. Die Kernbereiche – bestehend aus Prozessen, Controlling, Planung, Organisation, Administration, Kommunikation, Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung – beinhalten dabei die operative Leitung, das Programm-/Projektcontrolling und die Programm-/ Projektsteuerung. Darüber hinaus sind im publicPMO alle projektrelevanten und strukturübergreifenden Aufgaben angesiedelt. Das übergeordnete Ziel besteht darin, die koordinierte Durchführung eines Projektes (oder Programms) unter der Wahrung relevanter Interessen der (Teil-)Projekte sicherzustellen. Dabei ist das langfristige Ziel des publicPMO, eine nachhaltige Zufriedenheit bei allen Projektbeteiligten zu schaffen.

Kommt publicPMO schon in der öffentlichen Verwaltung vor?

Unsere Expertinnen und Experten sind seit einigen Jahren in Programmen und Projekten mit dem publicPMO vor Ort und unterstützen unsere Partner in diesem Bereich mit unterschiedlichen Methoden. Dazu nutzen wir viele verschiedene Ansätze – unter anderem das S-O-S-Handbuch des BVA für Großprojekte, das V-Modell XT oder auch den Praxisleitfaden Projektmanagement für die Öffentliche Verwaltung. adesso verbindet diese Ansätze mit den Methoden aus der Wirtschaft, beispielsweise PRINCE2, PMI, PMP, Scrum, KanBan oder die unternehmenseigene Projektmethodik PITPM (Pragmatisches IT-Projektmanagement). Auf diese Weise bieten wir unseren Partnern ein optimales Paket, um das gemeinsame Projektziel zu erreichen und erfolgreich voran zu gehen.

Ihr möchtet mehr über unsere Leistungen im Public-Bereich erfahren? Dann werft doch einfach einen Blick auf unsere Website.