Digitalisierung von Marketing und Vertrieb mit Microsoft Teil 5

Häufig sitzen damit jedoch keine Experten aus dem Umfeld des Systemdesigns mit am Tisch. Dieser Umstand hat zur Folge, dass ein neu geplantes System nicht immer auf die echten Bedürfnisse der Mitarbeiter ausgerichtet wird. Somit sind Hindernisse bei der Neueinführung schon fast vorprogrammiert, denn häufig werden derartige Systeme von den Benutzern abgelehnt.

First things first – Einordnung des Digital Workplace in die digitale Agenda

Neben Führung und Kultur ist Technologie ein wichtiger Aspekt, da die Transformation zum digitalen „Champion“ stark von dem richtigen Einsatz und der Durchdringung von Technologie abhängt.

In der heutigen Zeit, die von Dienstwagen, Firmenhandy und Homeoffice-Regelungen geprägt ist, sind die Berührungspunkte mit dem Arbeitsplatz präsenter denn je. Der Personaler spricht in Anlehnung an die Erkenntnisse aus der Kundenbindung von „Employee Touchpoints“. Überall dort, wo der Mitarbeiter mit seinem Unternehmen in Berührung kommt, kann Technologie helfen, Steine, die Kommunikation und Informationsbeschaffung behindern, aus dem Weg zu räumen. Zudem können durch die richtige Integration der entsprechenden „Werkzeuge“ Medienbrüche minimiert werden. Das geht von der intelligenten Bürolandschaft, über die Auswahl geeigneter Systeme und Fachanwendungen, bis hin zur zielführenden Integration dieser Systeme in eine möglichst einheitliche Oberfläche.

Damit wird deutlich, dass der digitale Arbeitsplatz keine Software ist, die ausgerollt wird, alles heilt und sämtliche Funktionen mit sich bringt. Vielmehr ist hier die Kompetenz eines strategischen Informationsmanagements gefragt. Seine Aufgabe besteht darin, die aktuellen Technologien über moderne Ansätze − etwa die lose Kopplung von Services − entsprechend zu orchestrieren und diese passend in die Systemlandschaft des Unternehmens einzubringen.

Die obere Abbildung verdeutlicht diesen Ansatz aus der Sicht von Microsoft. In dieser verfilmten Konzeptstudie wird dargestellt, wie sich die Macher des aktuellen De-facto-Standards für Produktivitätswerkzeuge aus Redmond die zukünftige technologische Durchdringung der Arbeitswelt vorstellen. Hierbei kommen die Informationen aus den verschiedenen Fachanwendungen und diese werden benutzer- und gerätegerecht dargestellt. Durch die geschickte Abstimmung von Benutzer, Kontext und Inhalten wird der digitale Arbeitsplatz zum Klebstoff der hier beteiligten Technologien und er verbindet sie zu einem umspannenden sozioökonomischen System.

Die Realität der Mitarbeiter in den Gestaltungsprozess einbeziehen

Eine hilfreiche Methode, Systeme für Menschen zu gestalten, ist das Arbeiten mit „Personas“. Dabei handelt es sich um folgendes Vorgehen: Das System für die Anforderungen der verschiedenen Benutzergruppen wird nach dem Prinzip des benutzerzentrierten Designs gestaltet.

Ein derartiges Vorgehen hat den Vorteil, dass die Realität des Arbeitens in das Zentrum des Systems rückt. Das Erlebnis, die Haptik sowie die Benutzertauglichkeit werden erhöht, um auf diese Weise auch die Akzeptanz und Relevanz zu erhöhen. Wenn ein System diese Kriterien nicht in ausreichendem Maße erfüllt, wird es von den Benutzern abgelehnt. Viele von euch haben diese Erfahrung sicher schon mit dem einen oder anderen System gemacht.

Da aber der digitale Arbeitsplatz ein strategisches Element für die Themen „Mitarbeiterbindung“ und „Customer Experience“ darstellt, sollte er entsprechend sinnvoll gestaltet werden. In der folgenden Abbildung seht ihr die typischen Aktivitäten bei der Gestaltung des Digital Workplace in einem Prozess.

Nachdem die „Personas“ definiert wurden, können deren Ziele und Erwartungen in Anwendungsfälle, beziehungsweise in User Stories überführt werden, die dann als Basis für das Systemdesign dargestellt werden. Wollt ihr alles richtig machen, dann lasst ihr zunächst einen Prototyp umsetzen. Mit dessen Hilfe könnt ihr dann anhand ausgewählter realer Personen die Übereinstimmung des Persona-Modells mit dem tatsächlichen Bedarf überprüfen.

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