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Zurzeit arbeite ich im Homeoffice – wie tausend andere Menschen auch. Die Besonderheit der aktuellen Situation liegt aber darin, dass man nicht ab und an, sondern Wochen ausschließlich im Homeoffice arbeitet. Diese Lage kommt mir persönlich aber bekannt vor: Während meines Studiums hatte ich nämlich das Glück, parallel zu meiner Diplomarbeit, Remote zu arbeiten. Ich musste nicht mehr zur Uni oder ins Büro und konnte mich auf die Diplomarbeit konzentrieren und meinem Job im Homeoffice nachgehen. Das hörte sich erstmal nicht schlecht an, doch daraus ergaben sich für mich folgende Probleme: Zu Hause gab es wesentlich mehr Ablenkungen, ich vermisste den Kontakt zu meinen Kommilitonen, zu meinen Kolleginnen und Kollegen und das Leben fühlte sich an, wie eine Variation der Komödie „Und täglich grüßt das Murmeltier“. Ich habe mich nach einer kurzen Phase schnell gefangen und meine Arbeitsweise an die neuen Gegebenheiten angepasst. Da ich viele Tricks von damals auch in der aktuellen Homeoffice-Situation verwende, möchte ich diese mit euch teilen. Vielleicht ist ja das ein oder andere für euch dabei.

Ein Homeoffice ist ein Office

Für das Arbeiten von Zuhause benötigt ihr eine entsprechende technische Ausrüstung und eine Umgebung, die sich wie ein Büro anfühlt oder zumindest einen Kontextwechsel zwischen der Arbeits- und Privatzeit ermöglicht. Das heißt, ihr benötigt einen physischen Raum, in dem gearbeitet wird und ein persönliches Mindestmaß an Technik – etwa eine Tastatur, Maus, einen Monitor, Drucker, vielleicht ein Trackpad. So könnt ihr eure Arbeit von Zuhause büroähnlich gestalten. Für mich persönlich sind auch Kleinigkeiten wie beispielsweise der passende Bürobedarf ein signifikanter „Stimmungsmacher“.

Sollten an einem Tag Videokonferenzen stattfinden, wäre zu überlegen, welchen Hintergrund die anderen Teilnehmenden im Videocall von eurem Umfeld zu sehen bekommen. Sicherlich ist ein separates Bürozimmer am sinnvollsten, jedoch lässt sich das nicht immer einrichten. Aber vielleicht könnt ihr euch ja eine separate Zone einrichten, die diesen Zweck erfüllt. Ich habe beispielsweise in meiner Wohnküche eine solche Zone eingerichtet, in der ich ein improvisiertes Büro aufgebaut habe.

Im Gegensatz zu den gewohnten Geräuschen eines Büros, fällt vielen Menschen die Konzentration in einem absolut stillen Raum fast noch schwerer. Während Musik im Büro eher als störend empfunden wird, ist es zu Hause häufig umgekehrt. In meinem Homeoffice wird zum Beispiel die „Workday Lounge Playliste“ gespielt, die bei mir für Konzentration und Atmosphäre sorgt.

Die Routine ist wichtig

Das Arbeiten von Zuhause oder Remote verlangt eine wesentlich strengere Selbstdisziplin. Schließlich fallen feste Bürozeiten, Termine oder die morgendliche Routine, sich zu einer bestimmten Zeit auf den Weg ins Büro zu machen, weg. Damit findet auch eine klare Trennung zwischen Privat- und Arbeitszeit statt.

Für den Einen oder Anderen mag es sicherlich verlockend sein, den größten Teil eines Arbeitstages in Pyjamas zu verbringen oder E-Mails und Calls aus dem Bett oder von der Couch zu beantworten. Für eine effektive Arbeit vom Zuhause ist es jedoch essentiell, eine ähnliche Routine beizubehalten, als würdet ihr ins Büro gehen. Mein Tipp: Schafft euch auch im Homeoffice eine Routine, die einen ausgewogenen Start in den Tag ermöglicht. Bevor ihr den PC hochfahrt und E-Mails checkt, macht euch ein Frühstück, führt den an einem Arbeitstag gewöhnlichen Workout aus oder nehmt euch Zeit, um eine Kanne Kaffee für den Tag vorzubereiten. Dann macht einen klaren Übergang zum Arbeitstag und beginnt den Tag so, wie ihr das normalerweise im Büro machen würdet. Das ganze Büro-Feeling wird noch unterstützt, wenn ihr auch zu Hause die Klamotten tragt, die ihr im Büro anziehen würdet.

Für einen Tag, der viel Flexibilität mit sich bringt, sind Planung und Zielsetzung zum Start der Arbeit sehr wichtig. Insbesondere in Remote-Tagen solltet ihr darauf achten, dass ihr nicht mehr als zwei Termine im Anschluss habt. Mein Tipp: Plant zwischen einzelnen Telefonkonferenzen eine kurze Pause ein. So könnt ihr euch kurz bewegen und gedanklich von einem Thema zum anderen wechseln.

Kurze Pausen, Kaffeepausen, Mittagspausen

Wenn ich konzentriert an bestimmten Themen arbeite, nutze ich die Pomodoro-Technik. Dabei wird ein Timer auf 25 Minuten gestellt. Ertönt der Timer, wird eine fünfminutige Pause gemacht und der Timer anschließend wieder auf 25 Minuten gestellt. Nach vier „Pomodoros“ – das sind circa zwei Stunden - wird eine 15-30 minütige Pause gemacht. In diesen längeren Pausen versuche ich, mich in der Wohnung kurz zu bewegen oder mache bei gutem Wetter sogar einen kurzen Spaziergang.

Eine ganz besondere Pause, auf die ich auch im Homeoffice auf keinem Fall verzichten möchte, ist die Mittagspause. Im Büro dauert meine Mittagspause circa 45 bis 60 Minuten und dient nicht zuletzt einem Vernetzungszweck oder dem Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen. Die Möglichkeiten, täglich mit ihnen in die Kantine oder zum Imbiss zu gehen, habe ich im Homeoffice natürlich nicht. Trotzdem nutze ich diese lange Pause, um mein improvisiertes Büro zu verlassen, mein Mittagessen zu kochen und dabei meine Gedanken zu ordnen. Mein absolutes persönliches No-Go wäre das Essen vor dem Rechner, bis auf eine kleine Ausnahme, nämlich Remote-Mittagspausen.

Virtuelles Sozialisieren

Viele Teams nutzen Videokonferenzen nicht nur für formelle Meetings, sondern auch für virtuelle Kaffeepausen und sogar für ein gemeinsames Mittagessen. Je weniger sich die einzelnen Teammitglieder persönlich treffen, desto wichtiger werden kurze Skype-Gespräche oder Chats mit den Kolleginnen und Kollegen – schließlich entfällt der gewohnte Smalltalk an der Kaffeemaschine im Büro. Remote-Pausen sind also ein gutes Mittel, um zwischenmenschliche Kontakte trotz der Distanz beizubehalten.

Die dauerhafte Remote-Arbeit verlangt im Allgemeinen eine höhere Proaktivität, was das Sozialisieren und die Zusammenarbeit im Team angeht. Mein Tipp: Nutzt kürzere Kommunikationswege, wie Teams oder Slack, um in Kontakt mit den Kolleginnen und Kollegen zu bleiben, um schnell bilateral Fragen zu klären oder um gemeinsam an den Themen zu arbeiten, während ihr beispielweise den Desktop teilt.

Bürozeiten und virtuelle Meetings

Je unterschiedlicher die Zeitpläne einzelner Teammitglieder sind, desto wichtiger ist die Transparenz über die jeweiligen Rahmenbedingungen. Das heißt, im Vorfeld sollte geklärt werden, welche gemeinsamen Bürozeiten einzuhalten sind und wann gemeinsame Termine stattfinden sollen. Es ist auch nicht selten, dass sich Teams, die über Zeitzonen verteilt sind, an Termine zu Randzeiten gewöhnen müssen. In diesem Fall könntet ihr eure Homeoffice-Zeiten so anpassen, dass es eine klare Abgrenzung zwischen der Arbeits- und Privatzeit gibt - beispielsweise durch eine längere Pause mitten im Tag.

Was virtuelle Besprechungen stark von den Onsite-Terminen unterscheidet, ist der Spielraum zum Multitasking. Auch da sind die Transparenz und proaktive Kommunikation sehr wichtig. Nehmt ihr beispielsweise an einer Besprechung teil, während Kinder beaufsichtigt werden müssen, sollte dies zu Beginn des Termins an die Teilnehmenden kommuniziert werden. Die folgenden drei Dinge gehören meiner Meinung nach während einer Videokonferenz zum guten Ton: das Nutzen eines Headsets, das Stummschalten während man nicht spricht und die Konzentration zu bewahren, auch wenn man im eigenen Haus nicht beobachtet werden kann.

Fazit

Das Homeoffice unterscheidet sich in vielen Aspekten bezüglich der Selbstorganisation, des Time Managements und der Team Kollaboration vom Arbeiten im Büro. Das Arbeiten von Zuhause bietet zwar mehr Flexibilität, verlangt auf der anderen Seite umso mehr Disziplin. Ich persönlich könnte es mir kaum vorstellen, meine Arbeit nur von zu Hause aus zu erledigen, genauso wie ich es mir kaum vorstellen könnte, einen Job zu wählen, bei dem das Homeoffice nicht möglich wäre.

Ich hoffe, dass ich euch mit meinem Beitrag an der einen oder anderen Stelle ein paar Tipps für die Arbeit zu Hause geben konnte.

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Autor: Karina Danilyants

Karina Danilyants arbeitet seit 2010 als Unternehmensberaterin und ist seit 2016 als Senior Consultant in der Line of Business Cross Industries bei adesso tätig. Ihre Arbeitsschwerpunkte bilden Requirements Engineering, Agilität und Innovationsmethoden. Darüber hinaus beschäftigt sie sich intensiv mit dem Team-Coaching und agilem Leadership.

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