#3 – DAM Maturity Model

Nachdem wir in den ersten beiden Blog-Beiträgen etwas über die Bedeutung, die Aufgaben und Vorteile von Digital-Asset-Management-Systemen erfahren haben, möchte ich euch in diesem Blog-Beitrag erklären, wie man Unternehmen hinsichtlich der Effizienz ihrer Medienverwaltung bewerten kann. Auf Basis dieser Bewertung wird eine Grundlage für eine optimale Beratung geschaffen, die Unternehmen bei der Optimierung ihrer Medienverwaltung unterstützt. Schließlich ist die Arbeit mit Dateien, insbesondere mit Bildern und Videos, tagtäglicher Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Besonders in Bezug auf die gesamte Customer Journey sollte die Marken- und Medienkommunikation in sich konsistent sein, so dass Kundinnen und Kunden sowie Interessierte an jedem Touchpoint eine optimale Customer Experience erfahren. Unter diesem Fokus versuchen Unternehmen den Umgang mit digitalen Medieninhalten zu managen und zu optimieren.

Zunächst einmal muss ein Unternehmen oder eine Organisation verstehen, dass digitale Medieninhalte oder Media Content mehr sind als einfache Dateien. Media-Content-Elemente sind als Media Assets zu betrachten und damit als wertschöpfende Elemente, die mit zugehörigen Methoden und Prozessen zu versehen sind. Es gibt immer externe Einflüsse und neue Anforderungen, die von der Organisation nicht gesteuert werden können. Interne Prozesse und Workflows müssen sich deshalb adaptiv weiterentwickeln.

Das DAM Maturity Model (DAM-Reifegrad-Modell)

Es gibt verschiedene Modelle, die zeigen, wie ein Unternehmen oder eine Organisation den Umgang mit digitalen Medieninhalten im Idealfall handhaben kann. Es gibt einige theoretische Ansätze, wie beispielsweise das von der DAM Foundation und Real Story Group erarbeitete DAM Maturity Model (DAM-Reifegrad-Modell) oder das Maturity Model for Web Content Management von Gartner.

Das bekannteste Modell, nämlich das DAM Maturity Model, ist ein ursprünglich von der DAM Foundation, einer gemeinnützigen Denkfabrik, entwickeltes Instrument, mit dem Unternehmen ihren aktuellen Leistungsstand im Bereich Digital Asset Management messen können. Dieses Tool dient als Hilfsmittel, um eine Organisation oder ein Unternehmen bezüglich seines Kenntnisstandes in verschiedenen Aspekten des DAM-Betriebs bewerten und verbessern zu können.

Das DAM Maturity Model benennt die Schlüsselbereiche, in denen ein erfolgreiches DAM auf einem optimalen Niveau arbeitet und bildet diese in vier übergeordneten Kategorien ab:

• Menschen,
• Informationen,
• Systeme und
• Prozesse.

Diese sind wiederum in insgesamt 15 weitere Aspekte (Dimensionen) untergliedert.

Weiterhin unterteilt das Modell die Kompetenz in den einzelnen Kategorien in jeweils fünf Kompetenzstufen, die in ihrer Ausgereiftheit und Funktionalität von „Ad Hoc“ bis hin zu „Optimal“ reichen. Die Kompetenz spiegelt dabei den Erfolg in den einzelnen Aspekten wider.

Das DAM Maturity Model ist ein Indikator für eine strategische Standortbestimmung und bietet eine Orientierungshilfe für die Entwicklung einer ausgereifteren DAM-Strategie.

Vereinfachtes DAM Maturity Model

Für einen praktikableren Einsatz können auf Grundlage des DAM Maturity Models die Dimensionen auf lediglich neun operative Aspekte und vier Kompetenzlevel heruntergebrochen werden. Anhand dieser Dimensionen könnt ihr bereits in den ersten Akquise- oder Consulting-Gesprächen die DAM-Kompetenz eines Unternehmens ermitteln, somit erlangt ihr eine erste Einschätzung.

Dimension 1: Operative Aspekte

Nachfolgend zeige ich die operativen Aspekte, die in dem vereinfachten Modell hinterlegt sind. Diese können von euch in einem Akquise- oder Kick-off-Gespräch zum Einsatz von DAM-Systemen leicht abgefragt werden.

Dateiablage

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Daten abgelegt werden. Durch eine systematische Ablage wird der Grundstein für alle weiteren Arbeitsschritte gelegt, die der Media Content durchläuft. Ob und wie schnell eine Datei gefunden wird, ist maßgeblich dadurch vorbestimmt, in welcher Form sie verfügbar ist.

Hier muss zunächst geklärt werden, ob ein Unternehmen seine Mediendateien speichert.

Datensilos

Häufig verwaltet jede Applikation ihre Assets selbständig in einem eigenen Dateiensystem. Dies führt dazu, dass bei einer neuen Version eines Assets alle Applikationen dieser Datei manuell zugeführt bekommen müssen. Durch die softwareseitige Anbindung des DAM-Systems an andere Applikationen kann der Media Content zwischen den Systemen vollautomatisch ausgetauscht oder referenziert werden. Manuell gepflegte Datensilos entfallen also, wenn es einen Single Point of Truth für den Medien-Content gibt.

Eine Frage, die in diesem Zusammenhang geklärt werden muss, lautet, wie das Unternehmen die Verwendung von Medieninhalten in mehreren Applikationen handhabt.

Metadaten

Metadaten sind Daten, die Daten beschreiben – technisch und inhaltlich. Bei der Suche nach einer Datei ist es vor allem wichtig, dass sie mit geeigneten und nachvollziehbaren Stichwörtern gekennzeichnet wurde. Das wirkt sich neben der Auffindbarkeit auch positiv auf die Verwendbarkeit von Mediendateien und damit auf den Return on Investment (ROI) des Assets aus. Denn erst durch gute Metadaten wird aus einer Datei ein Asset für die Organisation.

Hier gilt es folgende Fragen zu klären: Werden Metadaten zu den Mediendateien gespeichert? Wie werden sie gespeichert?

Rechtemanagement

In vielen Organisationen werden auch Medien verwaltet, die nicht für jeden zugänglich sein sollen. Mit dem Zugriffsrechtemanagement sollte folgender Grundsatz umgesetzt werden: Jede Userin und jeder User hat auf alle relevanten Mediendateien genau die Zugriffsrechte, die sie beziehungsweise er benötigt, um ihren oder seinen Aufgaben nachzukommen. Das heißt, die Userin oder der User sieht nur das, was sie oder er auch sehen darf, und kann nur die Arbeitsabläufe mit einer Datei durchführen, zu denen sie oder er beim aktuellen Status berechtigt ist. So wird vermieden, dass sensible Daten für Unberechtigte zugänglich gemacht werden.

Zu klären ist, in welcher Form das Unternehmen die Zugriffsrechte auf Mediendateien steuert.

Workflows

Abläufe müssen identifiziert und standardisiert werden. Außerdem müssen Automatisierungspotenziale ermittelt werden. Standardisierte und automatisierte Arbeitsabläufe sind weniger fehleranfällig als manuelle. So wird die Qualität deutlich verbessert, bleibt auf einem konstanten, hohen Niveau und die Ergebnisse werden reproduzierbar. Automatisierte Arbeitsabläufe erhöhen zudem die Arbeitsgeschwindigkeit, so dass die Ergebnisse schneller produktiv genutzt werden können.

Gibt es definierte, dokumentierte und gelebte Arbeitsprozesse in Bezug auf Mediendateien? Hier ist zunächst nur von Interesse, ob es solche Prozesse gibt und wie damit umgegangen wird, nicht wie sich diese darstellen.

Kollaboration/Kommunikation

Beim Erstellen von Medieninhalten muss der Prozess mit vielen Beteiligten und den Stakeholdern abgestimmt werden: Kreativagenturen, Fotografinnen und Fotografen, Grafikerinnen und Grafiker, Texterinnen und Texter oder Mitarbeitenden im Produktmanagement oder Marketing. Dieser kreative Prozess dauert, kostet Zeit, Geld und Ressourcen. Eine koordinierte Kommunikation und eine effiziente Kollaboration mit den unterschiedlichen Prozessteilnehmerinnen und -teilnehmern reduziert die Komplexität der Asset Creation. Medieninhalte lassen sich so schnell und sicher mit allen Prozessbeteiligten teilen und abstimmen.

Die zentrale Frage lautet hier: Mit welchen Hilfsmitteln wird die Kommunikation zwischen allen Beteiligten/Stakeholdern bei der Erstellung von Medieninhalten/Asset Creation durchgeführt?

Medienneutralität

Die Channel-basierte Ausleitung von Assets ist ein wesentliches Merkmal einer konsistenten Marken- und Medienkommunikation. Die Assets werden in bestimmten vorgeschriebenen Ausgabeformaten und Auflösungen erwartet. Das Ziel sollte darin bestehen, dass die Erstellung der verschiedenen Derivate einer Datei sinnvoll und effizient vollzogen wird.

Hier muss folgende Frage beantwortet werden: Wie handhabt das Unternehmen die Bereitstellung von Medieninhalten in den verschiedensten Formaten und Auflösungen für die unterschiedlichen Ausgabekanäle?

Wiederverwendung

Jedes Unternehmen macht ein Investment bei der Erstellung von Medieninhalten. Es hat die Pflicht, diese Investition so gut wie möglich einzusetzen. Es empfiehlt sich also, Mediendateien öfter als einmal zu verwenden. Eine wirksame Strategie verlangt Planung und Kontrolle für die Mehrfachnutzung der Assets. So maximiert man den Return on Investment (ROI) der Media Assets und minimiert die Time to Market.

Geklärt werden muss Folgendes: Werden Mediendateien mehrfach verwendet? Wie oft werden sie eingesetzt?

Lizenzverwaltung

Neben den Zugangsrechten sind auch Lizenz- und Verwendungsrechte ein wesentlicher Aspekt bei der Medienverwaltung. Wie lange darf ein Asset in welchem Channel verwendet werden? Die Verwaltung dieser wichtigen Informationen sollte für jedes betroffene Asset dokumentiert werden. Es gibt keine Unklarheiten mehr darüber, ob oder wo eine Datei verwendet werden darf. Die Konsequenz: Kosten für Lizenzstrafen werden vermieden.

Hier stehen folgenden Fragen im Raum: Wie werden im Unternehmen Lizenzen zu Mediendateien verwaltet? Musste das Unternehmen schon einmal Lizenzstrafen begleichen?

Dimension 2: Kompetenz des Unternehmens

Die zweite Dimension betrachtet die aktuelle Handhabe des Unternehmens bei den oben genannten operativen Aspekten und beschreibt somit die Kompetenz eines Unternehmens. Wie die folgende Abbildung zeigt, gibt es insgesamt vier Kompetenzlevel von „Instinktiv“ bis „Integriert/Strategisch“:

Instinktiv

Ein Unternehmen, das sich im Level „Instinktiv“ befindet, nutzt noch nicht die Möglichkeiten einer zentralen Medienverwaltung. Die Gründe dafür können variieren. Die operativen Aspekte werden individuell und willkürlich von den Mitarbeitenden gehandhabt.

Übergang

Das Unternehmen hat typischerweise die Notwendigkeit des Handelns erkannt, aber ist sich noch nicht darüber bewusst, welche Herausforderungen es zu meistern gilt und welche Potenziale vorhanden sind. Das Unternehmen macht sich Gedanken, bei welchen Aufgaben und Prozessen Optimierungen möglich sind. In dem Level „Übergang“ werden individuelle Lösungen implementiert und in den praktischen Arbeitsalltag integriert. Hierbei handelt es sich meist um proprietäre Eigenentwicklungen, die versuchen, die größten Pain Points in der Medienverwaltung zu beheben.

Installiert

Das Unternehmen hat bereits eine zentrale Medienverwaltung wie ein DAM-System in einer oder wenigen Abteilungen eingeführt. Diese verwalten unabhängig voneinander ihre Medieninhalte, um vereinzelt Lösungen für praktische Herausforderungen oder Medienorganisationsfunktionen zu verwenden. Das Unternehmen sammelt auf diesem Level erste Erfahrungen und erkennt die Potenziale und Herausforderungen in Bezug auf den Einsatz solcher Systeme. Es werden Lösungen für die praktischen Herausforderungen der Asset Creation, des Asset Managements und der Asset Distribution gesucht und entdeckt.

Integriert/Strategisch

Organisationen auf dem Level „Integriert/Strategisch“ haben eine vollständige strategische Integration eines DAM-Systems in alle betroffenen Unternehmensabläufe vollzogen. Das DAM-System ist weitestgehend mit allen relevanten Applikationen, die mit Mediendateien arbeiten, über standardisierte Schnittstellen verbunden. Das Unternehmen führt kontinuierlich und selbständig oder unterstützt durch Analysen sowie Bewertungen externer Expertinnen und Experten die eigenen Systeme aus. Die Prozesse und Werkzeuge sind somit aktuellen und künftigen Anforderungen gewachsen.

Nur wenn ein Digital Asset Management technisch und operativ integriert wird, kann es sein volles Potenzial entfalten. Durch die tiefe Verwurzelung in der Systemlandschaft einer Organisation können die geplanten Prozesse und Abläufe auch gelebt und Erfolge gemessen werden.

Eine Beispiel-Auswertung

In einem Akquisegespräch könnt ihr dieses vereinfachte DAM Material Model nutzen, um die DAM-Kompetenz eines Unternehmens zu ermitteln.

Dazu markiert ihr für die jeweilige operative Komponente das entsprechende Kompetenzlevel so, dass ihr optimalerweise neue Kompetenzwerte erhaltet.

Über statistische Auswertungen könnt ihr zum Beispiel den Minimal- und Maximalwert sowie die empirische Varianz und den Durchschnittswert ermitteln. Je höher der Durchschnittswert und je niedriger die Varianz, umso optimaler und effektiver nutzt das Unternehmen ein DAM-System.

In der oberen Abbildung käme ein Durchschnitt von 1,78 bei einer Varianz von 0,44 heraus, also ein unterdurchschnittlicher, recht gleichverteilter Wert. Dies wäre ein recht typischer Wert für ein Unternehmen, das einen Dateiserver als zentrale Medienverwaltung mit einer AD-Anbindung und einer Kollaboration über Dropbox oder Microsoft Teams nutzt.

Anhand der Auswertung des Reifegrads können die nächsten Schritte zur Optimierung der Medienverwaltung in einem Unternehmen besprochen und entsprechende Maßnahmen in die Wege geleitet werden.