#2 Vorteile eines Digital Asset Management Systems

„Ich habe doch schon ein Product Information System, wozu brauche ich dann noch ein Digital Asset Management System zur Verwaltung meiner Produktbilder?“ Um diese Frage zu beantworten, habe ich im ersten Teil meines Blog-Beitrags erklärt, was ein Digital Asset Management System (DAM-System) ist, wodurch es sich auszeichnet und was die grundlegenden Aufgaben eines DAM-Systems sind.

Bereits bei kleinen Unternehmen müssen tausende digitale Mediendateien, wie zum Beispiel Artikelbilder, Marketing-Bilder, Logos, Explosionsgrafiken, Energieeffizienzlabel oder Montageanleitungen, verwaltet werden. Bei großen Marken und Konzernen geht die Anzahl leicht in die Hunderttausende oder Millionen, wenn beispielsweise Anleitungen sprach- und länderspezifisch vorgehalten werden müssen.

Ein DAM-System kann als zentrale Medienverwaltung für ein Unternehmen bereitgestellt werden, um alle digitale Mediendateien, wie Bilder, Filme, Audio-Dateien oder Dokumente, dort zu speichern und zu verwalten. Es ermöglicht das Organisieren, Recherchieren, Editieren und Publizieren in angeschlossene Drittsysteme wie beispielsweise an ein PIM-, ERP-, PLM-, CRM- oder CMS-System oder auch an eine Social-Media-Plattform.

Durch die Einführung eines DAM-Systems ergeben sich für das Unternehmen verschiedenste Vorteile, die ich euch in diesem Blog-Beitrag näher erläutern möchte. Ich führe hier lediglich die wichtigsten Vorteile auf, um euch einen Überblick zu vermitteln.

Vermeidung von Dubletten

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem Unternehmen speichern ihre Mediendateien, die sie regelmäßig benötigen, häufig dezentral auf ihren PCs und Laptops beziehungsweise auf den verschiedensten Plattformen, Applikationen und serverbasierten Dateisystemen in einem für sie bereitgestellten Bereich ab. Da zahlreiche Abteilungen dies tun, kann es leicht passieren, dass auf dem Server die Dateien mehrfach gespeichert werden. Hier spricht man von Dubletten.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Kunde hat mir einmal seinen Schrank mit bestellten Bild-CD-ROMs gezeigt. Von denen wurden viele CDs mehrfach von unterschiedlichsten Abteilungen bestellt, aus Unkenntnis darüber, dass eine andere Abteilung diese CD bereits bestellt hatte und die Bilder bereits auf dem Dateiserver lagen. Natürlich haben alle, die die CD bestellt haben, die Daten im eigenen Unternehmensbereich erneut auf dem Dateiserver gespeichert.

Neben den Kosten für den Speicherplatz kamen in dem Beispiel auch noch Beschaffungskosten sowie die für die Abwicklung der Bestellung und Lieferung benötigte Zeit hinzu, die anderweitig sinnvoll hätte genutzt werden können. Man spricht hier von den Opportunitätskosten. Damit sind Kosten gemeint, die entstanden sind, weil man sich mit unnötigen Aufgaben beschäftigen musste.

Zentrale Datenspeicherung

Einer der wichtigsten Gründe für die Einführung eines DAM-Systems ist die zentrale Datenspeicherung. Dateien befinden sich in genau einem System anstatt an verschiedenen Speicherorten. So wird eindeutig festgelegt, wo aktuelle Mediendateien eines Unternehmens gespeichert sind. DAM-Systeme helfen, Dubletten von Assets zu vermeiden, was dazu führt, dass DAM-Lösungen Unternehmen dabei unterstützen, ihre Dateien zu bereinigen und den Datenbestand somit qualitativ hochwertiger zu gestalten.

Durch die Einführung eines DAM-Systems werden die Recherchezeiten reduziert, da die Suche anhand einer qualifizierten Verschlagwortung mit Metadaten zu den Assets vollzogen wird anstatt mit dem Dateinamen in einer Verzeichnisstruktur auf dem Dateiserver. So gab die Hälfte aller befragten Mitarbeitenden im Marketing bei einer Umfrage an, die Google-Bilder-Suche zu nutzen, um ihr eigenes Firmenlogo zu finden, da sie kein DAM-System im Unternehmen einsetzen.

Die gewonnene Zeit kann produktiver genutzt werden, die Opportunitätskosten sinken, mehrfache Beschaffungskosten entfallen, wenn die Assets in einer zentralen Medienverwaltung – einem Digital Asset Management System – gespeichert und organisiert werden.

Die Verwendung eines veralteten Bildes oder Logos in Präsentationen oder auf Webseiten passiert häufig dann, wenn die Mediendateien im Unternehmen in unterschiedlichen Datensilos verteilt sind. Markenwahrnehmung und Customer Experience leiden, weil auf den verschiedenen digitalen Kanälen unterschiedliche oder veraltete Inhalte kursieren.

Ein DAM-System stellt sicher, dass alle Abteilungen auf die aktuellen und freigegebenen Medien eines Unternehmens möglichst effizient zugreifen können. Dadurch wird beispielsweise das Risiko von Unstimmigkeiten und Fehlern in der kanalübergreifenden Medien- und Markenkommunikation aufgrund veralteter oder nicht lizenzierter Dateien vermieden. Ein DAM-System trägt somit zu einer einheitlichen Markenführung bei, indem das Corporate Design in allen Kanälen und in allen Zielmärkten eingehalten wird.

Dazu zählt die Bereitstellung der Assets an Drittsysteme wie beispielsweise an ein PIM-, ERP-, PLM-, CRM- oder CMS-System, aber auch die Ausleitung der Assets in die verschiedensten Social-Media-Plattformen (unter anderem Facebook, Twitter oder Instagram).

Anbindung an alle relevanten Applikationen und User

Durch die softwareseitige Anbindung des DAM-Systems an andere Applikationen können mit Hilfe einer API die Assets und Metadaten zwischen den Systemen vollautomatisch ausgetauscht beziehungsweise bereitgestellt werden. Eine manuelle Speicherung der Assets pro Applikation kann dadurch entweder automatisiert werden oder gänzlich entfallen, da DAM-Systeme die Möglichkeit bieten, über einen Deeplink direkt per Browser-URL auf ein Asset zuzugreifen. Manuell gepflegte Datensilos entfallen somit, man spricht in diesem Zusammenhang auch gerne von der Single-Point-of-Truth. Damit ist Folgendes gemeint: Ein DAM-System ist das System, das hoheitlich für die Verwaltung von Assets zuständig ist. Eine Änderung des Assets im DAM-System löst sofort Prozesse und Aktionen aus, so dass zum Beispiel ein Unternehmenslogo mit aktualisiertem Claim an alle angeschlossenen Drittsysteme kommuniziert wird. Die Datei muss also lediglich an einer Stelle aktualisiert und ausgetauscht werden statt in jeder Applikation.

Gerade Prozesse zur Verwaltung und Steuerung der Assets bilden in DAM-Systemen eine wichtige Rolle. Um ein Asset zu publizieren, sind bestimmte Merkmale nötig, wie zum Beispiel das Vorhandensein von Inhalten in bestimmten Metadatenfeldern (Pflichtfeldern), die inhaltliche und technische Qualität der Datei, Freigaben und lizenzrechtliche Vorgaben.

Beim Import einer Mediendatei können Metadaten automatisch vom DAM-System ausgelesen werden. Hierbei gibt es verschiedene Bildverschlagwortungsstandards – etwa den IPTC-, XMP- oder EXIF-Header. Die Assets können mit weiteren Informationen veredelt werden: einer Verschlagwortung, einer Kategorisierung oder Klassifizierung im Rahmen einer Taxonomie. Hierbei helfen DAM-Systeme durch Vorgaben und KI-Komponenten – dazu zählen unter anderem eine automatische Bild- und Personenerkennung.

Ein DAM-System unterstützt eine effizientere Kollaboration mit den unterschiedlichen Prozessteilnehmenden Mediendateien lassen sich schnell und sicher mit Mitarbeitenden, externen Agenturen, Lieferanten oder Vertriebspartnern teilen. Durch automatisierte Prozesse und Regelwerke – unter anderem in der Content Creation – lassen sich Fehlerquoten reduzieren, Freigabeprozesse kürzen und somit personelle Ressourcen einsparen. So reduziert laut einer Umfrage bei Retail-Unternehmen ein DAM-System den E-Mail-Verkehr zur Freigabe und Erfassung von Mediendateien um bis zu 100 %.

Dabei ist es unnötig, dass eine Agentur immer wieder beauftragt wird, für einen bestimmten Ausgabekanal eine Mediendatei anzupassen. Dies benötigt Zeit und erhöht die Beschaffungskosten.

Die medienneutrale Speicherung von Mediendateien ist ein zentrales Merkmal von DAM-Systemen. Die Assets werden beim Export abhängig vom Ausgabekanal passend konvertiert und skaliert. Das bedeutet, es müssen also nicht zig verschiedene Varianten eines Assets im DAM-System vorliegen, sondern lediglich eine hochauflösende Datei, aus der heraus alle benötigten Varianten generiert werden können. Das DAM-System liefert das Asset genau so aus, wie es für den Ausgabekanal benötigt wird.

Ein DAM-System gibt einem Unternehmen die Kontrolle über die Benutzergruppen, die Assets bearbeiten können oder die lediglich einen lesenden Zugriff auf die Assets haben, abhängig vom Status des Assets. Das System stellt sicher, dass nur ausgewählte und autorisierte Benutzergruppen Zugriff auf bestimmte Assets haben. Das kann vor allem bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie Agenturen, Partnern oder Lieferanten wichtig sein. Die Authentifizierung und Autorisierung kann dabei durch eine Anbindung an den AD-Server Ihres Unternehmens erfolgen.

Fazit

Alles in allem erzeugt die Speicherung der Assets eines Unternehmens auf Fileservern, Arbeitsplatz-PCs und in den jeweiligen Applikationen in den ausgabekanalspezifischen Formaten organisatorischen Aufwand sowie einen prozessualen Overhead und fördert damit die Unzufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. DAM-Systeme bieten für all diese Aufgaben und Anforderungen Lösungen. Sie unterstützen Mitarbeitende im gesamten Asset Life Cycle: beginnend mit der Asset Creation über das Asset Management bis hin zur Asset Distribution. Dies führt zu einer Effizienzsteigerung, einer Senkung der Opportunitätskosten und zur Zufriedenheit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens.