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Diese schwach strukturierten Prozesse sind in allen Fachbereichen eines EVU verortet und besitzen Schnittstellen zu stark strukturierten Prozessen. Jedoch sind diese bisher meist nicht hinreichend dokumentiert und automatisiert. Sie zeichnen sich durch lose verknüpfte Aktivitäten aus; das heißt, auf eine vorgegebene Bearbeitungsreihenfolge wird verzichtet, um hohe Freiheitsgrade für den Prozessausführenden bereitzustellen. Diese Flexibilität ermöglicht die Erreichbarkeit des Prozessziels auch unter sich ständig verändernden Rahmenbedingungen. In der Realität werden solche Prozesse fast ausschließlich manuell (und auch analog im Sinne eines nicht systemunterstützten Vorgangs) von Fachexperten bearbeitet. Im komplexen Prozess des Netzanschlusswesens stellt die manuelle Prüfung des Auftragseingangs beispielsweise einen solchen Teilprozess dar. Hierbei werden vom Fachexperten die eingehenden Informationen geprüft, angereichert, verifiziert und letztlich der jeweilige Monteur mit dem passenden Gerät disponiert.

Systematische Prozessberatung

adesso unterstützt Energieversorger mit einem Portfolio in der Prozessberatung. Dieses umfasst sowohl die Aufnahme stark als auch schwach strukturierter Ist-Prozesse, welche anschließend auf den Prüfstand gestellt werden. Im Anschluss werden Schwachstellen identifiziert und behoben. Für die Prozessaufnahme und anschließende Definition von Soll-Prozessen werden verschiedene Techniken angewandt, um ein optimales Ergebnis zu erreichen. So werden neben Experteninterviews oder Beobachtungen auch Workshops bzw. innovative Methoden wie der von adesso entwickelte Interaction Room eingesetzt. Verschiedene Tasks werden zusammen mit dem Kunden definiert und in vorgezeichneten Bearbeitungspfaden durch die jeweiligen Benutzer, Benutzergruppen oder Systemen über Schnittstellen weiterverarbeitet.

Die erlangten Erkenntnisse werden zunächst in BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) unter Berücksichtigung des Ziels einer anschließenden IT-gestützten Automatisierung der erarbeiteten Soll-Prozesse modelliert. Entscheidungssituationen werden nachvollziehbar in DMN (Decision Model and Notation) modelliert und automatisiert. Schwach strukturierte Prozesse lassen sich unter Verwendung von CMMN (Case Management Model and Notation) in ein BPMN-Modell integrieren. adesso kombiniert die drei vorgenannten Notationsformen und vereint dabei deren individuelle Schwerpunkte. Dabei steht eine Vielzahl von Möglichkeiten der Dokumentation und Auswertung der Bearbeitungsschritte zur Verfügung. Es ist zu jedem Zeitpunkt im Prozess ersichtlich, welcher Mitarbeiter die jeweilige Aufgabe bearbeitet, aber auch die Visualisierung des aktuellen Prozessstatus, der vorgelagerten Tasks sowie des weiteren Prozessablaufs sind erkennbar.

Prozess-Engine ist Basis der Automatisierung

Grundlage für die durchgehende Automatisierung ist eine Prozess-Engine als Bestandteil eines Business Process Management Systems (BPMS). Diese verarbeitet die im ersten Schritt erstellten und angereicherten Prozessflussdiagramme und gewährleistet die Ausführbarkeit der vorher definierten Tasks. In einer möglichen Vollausprägung des implementierten Systems erfolgt die Bearbeitung durch den Endbenutzer oder durch Umsysteme über eine einheitliche Portalumgebung. Diese vereint die jeweiligen für den Bearbeiter relevanten Endsysteme und verbindet sie über bereits vorhandene bzw. individuell zu entwickelnde Schnittstellen.

Für den speziellen Beispielfall des Zählersetzens bedeutet dies die Kollaboration von Monteuren, Lagermitarbeitern, Abrechnungsabteilung und dem Fachbereich Messwesen über benutzergruppenspezifische Bedienoberflächen des Portals. Zunächst wird zum Beispiel ein Workflow gestartet, indem der Auftrag an den Monteur automatisch nach Kundenanfrage generiert wird. Der Monteur erhält die Benachrichtigung für den erforderlichen Einbau auf seinem mobilen Endgerät, worüber seinerseits die gesamte papierlose Bearbeitung stattfindet. Im weiteren Verlauf sind dann auch die weiteren Prozessbeteiligten in den Workflow eingebunden. Sie entnehmen und speisen alle relevanten Informationen über die Portalumgebung. So kann über die vorgegebene, geordnete Abarbeitung der einzelnen Prozessschritte ein einheitlicher, standardisierter Prozessablauf gewährleistet werden.

Beispiel für den Einsatz von BPMN 2.0, DMN und CMMN Notationen: Eventuell zu berücksichtigende Freiheitsgrade bei den einzelnen Aktivitäten in den BPMN 2.0-Prozessmodellen (oben) können mittels CMMN erfasst sowie anschaulich und verständlich dargestellt werden. Dies gilt insbesondere für wissensintensive und schwach strukturierte Prozesse. DMN hingegen ermöglicht die Berücksichtigung von konkreten Entscheidungssituationen im Prozessablauf.

Der Mehrwert einer Prozessdigitalisierung liegt auf der Hand. Es wird eine konsistente Notation über alle Geschäftsprozesse verwendet. Jeder Prozess ist ad hoc auswertbar. Wo befinde ich mich aktuell im Prozess? Wer ist verantwortlich? Welche Tasks in welcher voraussichtlichen Dauer folgen noch, bevor der Prozess erfolgreich abgeschlossen werden kann? Wie sieht der Happy Path tatsächlich aus? Der Analyse sind kaum Grenzen gesetzt.

Die verbindliche und einheitliche Dokumentation und Automatisierung der Geschäftsprozesse mittels BPMN 2.0, CMMN und DMN ermöglicht somit die Hebung vorher verborgener Effizienzpotenziale. Dies gelingt insbesondere vor dem Hintergrund der durchgängigen Betrachtung von stark und schwach strukturierten Prozessen als Ganzes.

Wie optimiert ihr eure Geschäftsprozesse? Kommt Prozessdigitalisierung für euch in Frage? Ich freue mich auf zahlreiche Kommentare.

Autor: Tobias Rook

Tobias Rook ist Consultant bei adesso und berät Kunden in der Energiewirtschaft und weiteren Branchen mit dem Schwerpunkt auf Prozessoptimierung, -automatisierung und -modellierung sowie Requirements Engineering.

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