WKO-IT

Die Wirtschaftskammern Österreichs (WKO) sind die Interessenvertretung für mehr als 400.000 angeschlossene österreichische Unternehmen, die auch Beratungs-, Service- und Ausbildungsleistungen für ihre Mitglieder anbietet. So fungiert das Unternehmen WKO-IT als IT-Dienstleister für die österreichische Wirtschaftskammerorganisation.

Die internen Einkaufsprozesse der WKO-IT waren geprägt von Medienbrüchen. Besonders der Genehmigungsablauf war einem ständigen Wechsel (Papier, Fax, E-Mail, Post) unterworfen. Um Übertragungsfehler in der Prozesskette oder insgesamt verlängerte Prozesslaufzeiten zu vermeiden, wurde adesso beauftragt, den Einkaufsprozess der WKO-IT mit Hilfe einer integrierten Lösung auf Basis von Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) sowie der Nutzung von webbasierten InfoPath-Formularen zu automatisieren. Es galt, den Vorgang von der Angebotseinholung über den eigentlichen Bestellvorgang bis hin zur Rechnungsprüfung und deren Genehmigungswege ohne Medienbrüche digital abzubilden und dabei spezifische Workflows einzurichten.

Eingehende Dokumente werden digitalisiert und stehen als Anhang schnell zur Verfügung. Darüber hinaus werden die Beteiligten der Prozesskette über ihre Aufgaben per E-Mail informiert. Sämtliche Vorgänge werden protokolliert und sind somit transparent und nachvollziehbar dokumentiert.

Die neue Lösung ermöglicht den transparenten Online-Zugriff auf alle wichtigen Informationen zu aktuellen Vorgängen und somit auch effiziente Bestellprozesse innerhalb der WKO-IT. Zusätzlich dient diese Applikation als Archiv für abgeschlossene Einkaufsabwicklungen. Potenzielle Fehlerquellen innerhalb eines Vorgangs konnten durch definierte Workflows auf ein Minimum reduziert werden. Bei der Umsetzung des Prozesses wurden die Standard- sowie Enterprise-Features des Microsoft Office SharePoint Servers verwendet.